DMAIC

De start van een continu verbetercultuur

Het DMAIC-model is een systematische, gestructureerde en op feiten gebaseerde methodiek om betere bedrijfsresultaten te halen. Door het gebruik van – onder andere – statistische onderbouwing, ondersteunt het model het nemen van beslissingen op basis van feiten in plaats van op gevoel of vermoedens.

De letters DMAIC staan voor de fasering die wordt gevolgd binnen (Lean) Six Sigma projecten: Define – Measure – Analyse – Improve – Control). DMAIC biedt een systematische aanpak om processen continu te verbeteren en problemen te elimineren, met als doel hogere kwaliteit en efficiëntie.

Elke fase binnen de DMAIC-cyclus bevat nuttige tools en technieken die je houvast geven om te komen tot het gewenste resultaat.

Het DMAIC-model

DMAIC is een projectmatige aanpak van een probleem, waarbij de oorzaken en de oplossingen nog niet bekend zijn. Een DMAIC-project kent om die reden een duidelijk begin en einde. Binnen een DMAIC project staat de klant centraal. Omdat de klantwens aan verandering onderhevig is volgen verschillende DMAIC-projecten elkaar op (veranderende klantwensen leiden tot nieuwe uitdagingen) en wordt op die manier een continu verbetercultuur gecreëerd.

De 5 stappen binnen DMAIC

Zoals hierboven beschreven is DMAIC een acroniem van de vijf stappen binnen het model en de letters staan voor: Define, Measure, Analyse Improve en Control. Deze 5 stappen beslaan de volgende activiteiten:

Stap 1: Define

In deze fase wordt het probleem gedefinieerd en de business case opgesteld. Dit gebeurt door de volgende vragen te beantwoorden:

• Wat is het probleem? Wie zijn de klanten (dit kunnen zowel interne als externe klanten zijn) die door dit probleem benadeeld worden?
• Wat is de scope?
• Wat is de business case (zowel harde en zachte baten worden hierin meegenomen)?
• Wat is de planning en wat zijn de kritieke fasen in het proces?

Ook wordt er in deze fase aandacht gegeven aan de zachte kant van de verandering. Hoe selecteer je het ideale projectteam, wie zijn de stakeholders en hoe kan ik deze beïnvloeden.
Aan het einde van de Define fase krijgen zowel de projectleider (vaak een Lean Six Sigma Green Belt of Lean Six Sigma Black Belt) en de opdrachtgever een goed beeld van wat het probleem is.

Stap 2: Measure

Als het probleem gedefinieerd is, worden in de Measure-fase de relevante gegevens gemeten en verzameld. Hierbij zijn de volgende vragen van belang:

• Hoe groot is het probleem?
• Hoe zorg ik ervoor dat de informatie valide is?
• Welke informatie heb ik nodig en wat kan ik categoriseren?
• Hoe specifiek moet het zijn en hoe ga ik de informatie verzamelen?

De Measure fase valideert de business case die in de Define fase is opgesteld. Als het probleem voldoende omvang heeft wordt verder gegaan met de Analyse fase.

Stap 3: Analyse

Nadat de gegevens zijn gemeten en verzameld, worden ze in deze fase geanalyseerd. Hierbij wordt onder andere geprobeerd om oorzaak-gevolg relaties te herkennen. Verder wordt er in deze fase gezocht naar de volgende antwoorden:

• Wat lijkt het probleem te veroorzaken?
• Welke oorzaken kan ik bedenken?
• Welke prioriteiten stel ik voor nader onderzoek?
• Wat is de grondoorzaak van het probleem?

De Analyse fase benadert de mogelijke oorzaken vanuit 2 kanten, de proceskant en de data kant. Het proces wordt geanalyseerd, wat gaat er regelmatig verkeerd, wat voegt waarde toe en wat niet. De data wordt gebruikt om de aannames te onderbouwen zodat het voor een ieder duidelijk is dat de oorzaken ook echt de grondoorzaken zijn.

Stap 4: Improve

Als de grondoorzaken bekend zijn, is het tijd om tegenmaatregelen te bedenken, te testen en door te voeren. Veelal wordt in deze fase gebruik gemaakt van brainstormsessies voor het bedenken van verbeteringen. In deze fase is het van belang dat:

• De focus blijft liggen op de beste oplossingen (hoge slagingskans tegen lage inspanning);
• De oplossingen worden getest in een pilot;
• Indien de pilot succesvol is, de oplossing(en) daadwerkelijk worden geïmplementeerd.

In deze fase vindt de echte verandering plaats. Door het doorvoeren van de tegenmaatregelen kan de projectleider weerstand ervaren. In deze fase wordt daarom ook extra aandacht gegeven aan het omgaan met weerstand en Situationeel Leiderschap van de projectleider op dit onderdeel.

Stap 5: Control

Deze fase staat in het teken van borging, om terugval te voorkomen. Het Engelse werkwoord “to control” betekent in deze context niet “controleren”, maar “besturen” of “beheren”. Typische vragen in deze fase zijn:

• Hoe kan ik de resultaten borgen en daarmee terugval voorkomen?
• Hoe kan ik de ontwikkelingen visueel maken en vroegtijdig trends signaleren?
• Hoe moet ik reageren als het signaal er is?

Een succesvol project valt of staat bij een goede borging. Indien hier onvoldoende aandacht voor is lijkt er succes te zijn (bewezen resultaat) maar vallen de resultaten op de lange termijn tegen door het uitblijven van goede borgingsmechanismen.

Vraag een vrijblijvend opleidingsadvies aan

Onze opleidingsadviseurs zitten klaar om je te helpen bij het vinden van de meest geschikte opleiding voor jouw doelstellingen. Je kunt eenvoudig contact opnemen via 020-345 3015. Liever gebeld worden? Laat dan je gegevens achter via onderstaand formulier en één van onze opleidingsadviseurs belt je terug op het door jou gekozen tijdstip.