De Lean dagstart

Een goed begin van iedere dag

Binnen Lean organisaties zie je teams dagelijks de dag beginnen met een ‘dagstart’. De leden van een team bespreken met elkaar de vorige dag en de aankomende dag. Maar is dit nou echt belangrijk? En hoe faciliteer je een dagstart als leidinggevende? Laat ons je hierbij helpen met dit artikel.

Wat is een dagstart precies?

De dagstart is een kort overleg van maximaal 10-15 minuten. De ervaring leert dat een dagstart het meest effectief is wanneer dit staande wordt uitgevoerd door een team. Tijdens dit dagelijkse overleg bespreken de teamleden eventuele bottlenecks en mogelijke verbeteringen in hun dagelijkse werkzaamheden.

Klinkt leuk, maar is een dagstart ook nuttig?

Jazeker, de dagstart is een essentieel deel van het operationele management. De dagstart geeft de teamleden inzicht in hun werk, het proces, de prestaties en het team. Daarbij is een dagstart een goed middel om de teambuilding te bevorderen. In de dagstart wordt namelijk een gemeenschappelijk doel nagestreefd. Samen werkt het team aan het behalen van dit doel, wat leidt tot meer energie een werkplezier.

Het delen van successen en knelpunten helpt de teamleden om het dagelijkse werk te vergemakkelijken. Zij hoeven namelijk niet het wiel uit te vinden wat een ander teamlid gisteren al heeft uitgevonden en ze stappen niet in dezelfde valkuil waar het team gisteren een ander teamlid uit gered heeft. De dagstart legt de focus binnen het team op verbeteringen; waar loopt het team tegen aan en hoe kunnen ze dat verbeteren?

En hoe zorg ik dat mijn team een dagstart doet?

Zorg dat de randvoorwaarden kloppen en daarna is het een kwestie van doen. Zorg dat de dagstart altijd op de dezelfde locatie plaatsvindt. Zorg voor een schrijfmogelijkheid waar de afspraken op worden geschreven en benoem een duidelijke leider. De leider, mogelijk de teamleider, neemt het voortouw en begeleidt de dagstart. Belangrijk bij deze rol is dat de leider meer de dagstart faciliteert dan dat hij of zij vertelt wat er moet gebeuren. De leider kan aan de hand van de volgende vragen de dagstart begeleiden:

1. Wat hebben we gisteren gedaan?
2. Welke moeilijkheden kwamen we tegen?
3. Heeft dat invloed op vandaag?
4. Wat moeten we volgens de planning vandaag doen?
5. Wat gaan we morgen doen?
6. Wat moeten we vandaag doen om morgen goed verder te kunnen?
7. Bespreken van operationele KPI’s
8. Eventuele verbeterinitiatieven die vandaag opgepakt worden in relatie tot welk probleem op het bord.

Probeer ook zoveel mogelijk te rouleren met de leider, je wilt immers voorkomen dat als een vaste leider niet aanwezig is, daardoor de dagstart niet plaatsvindt. Film ook eens de dagstart en evalueer de dagstart om het leereffect te vergroten. Vooral mensen die moeite hebben met kort en bondig te zijn kunnen we helpen met coachen.

Valkuilen in de praktijk

Een terugkerende vraag altijd waarom doen we een dagstart? Het moet namelijk gekoppeld zijn aan een hoger liggend doel dat de organisatie wil realiseren. Anders blijft de dagstart een operationeel praatje en loopt de lucht eruit na een aantal maanden. Medewerkers of team moeten richting en uitdagingen krijgen. Iedere dag een stapje richting het doel van de organisatie.

Zorg voor backup op moment dat je besluit met een vaste leider te werken, dagstart moet altijd doorgaan. Prik een tijdstip en ga aan de slag, laat je niet verleiden om het niet te doen doordat sommige mensen later op de werkplek zijn.

Dagstart op afstand

Je kunt een dagstart ook doen met behulp van moderne technieken. Skype, Microsoft Teams, een webcam en een digitaal verbeterbord doet wonderen.