Vistaprint: Grote besparingen door Lean

Minder reprint en dus minder rework

Alles wat opnieuw gedaan moet worden noemen kost extra geld. Het is extra pijnlijk als je het hele product moet weggooien omdat het opnieuw gedaan moet worden. Daar hebben drukkers mee te maken. Een foutje betekent dat het product weg moet en opnieuw gemaakt moet worden. Datzelfde geldt voor Vistaprint.

Vistaprint is een wereldwijde organisatie voor particulieren en MBK bedrijven. Ze produceren alles wat nodig is om bedrijven succesvol in de markt te zetten. Ze bieden marketing-materiaal, promotionele producten en marketing services aan, zoals tekstschrijven, ontwerp, websites en postmailings.

Bij Vistaprint start het integrale proces bij een klant thuis of op kantoor wanneer de website van www.vistaprint.nl wordt geopend. Het proces eindigt wanneer de klant naar tevredenheid zijn product in gebruik neemt. De doorlooptijd van het integrale proces binnen een onderneming is een belangrijke parameter van het verbeterprogramma Lean.

Green Belts

De afgeronde opleiding van vijf Lean Six Sigma Green Belts – inclusief praktijkcertificering – was het startpunt van de verbeteringen bij Vistaprint. De Green Belts zijn intern opgeleid middels een incompany opleiding van UPD. In het kader van de praktijkcertificering hebben zij een verbeterproject uitgevoerd. In dit artikel een review van deze projecten die samen in een paar maanden tijd een besparing van ruim € 300.000,- hebben opgeleverd.

Reprinten Mokken

Als een mok niet goed bedrukt is met het logo of foto van de klant moet deze opnieuw worden geprint. Er zijn kosten aan het reprinten verbonden. Het reprint percentage moest naar beneden worden gebracht met 50%.

Door een uitgebreide analyse kon geconcludeerd worden dat fouten verminderd konden worden door het vervangen van bepaalde rubbers in de printers, zodat die preciezer zouden printen qua kleur. Ook is er gekeken naar de kwaliteit van de mokken die door de leverancier worden aangeleverd. Hieruit kwam naar voren dat de aangeleverde mokken niet voor 100% uniform en egaal waren. De afdeling Inkoop is naar China geweest om te kijken of hierin verbetering gerealiseerd kon worden en indien dit niet het geval zou zijn, er dan naar een nieuwe leverancier moest worden gezocht.

Door deze verbeteringen is de verwachte reprintpercentage naar beneden gebracht met 83%.

Reprint witte T-shirts

Vistaprint heeft machines voor het bedrukken van witte T-shirts. Binnen dit proces is er gekeken of het reprintpercentage met 30% kon dalen. Problemen die zich voordeden, waren voornamelijk dat er strepen of vlekken op de shirts kwamen tijdens het printen. Ook bij de T-shirts is naar de kwaliteit van het product gekeken.

In de analysefase werd ontdekt dat de persoon die de printer bedient niet dezelfde persoon is die het eindresultaat beoordeelt. Door dit proces om te draaien en dit wel door één en dezelfde persoon te laten doen, is er veel snellere leercurve over wat er beter kan doordat er direct feedback is. De medewerker kan nu direct ingrijpen en de printerinstellingen aanpassen. Voorheen kon daar wel tot vier uur overheen gaan. Hierdoor wordt nu de doelstelling ruim gehaald.

Reprint zwarte T-shirts

Zwarte T-shirts bedrukken is weer een ander proces bij Vistaprint dan witte T-shirts bedrukken. Dit komt doordat er eerst een witte onderlaag gecreëerd moet worden zodat de bedrukking zichtbaar is in de juiste kleuren.

Ook in dit proces is gekeken of het percentage reprint naar beneden gebracht kon worden. Tijdens dit verbeterproject zijn er verschillende testen gedaan met de printer, de inkt en de instellingen. En ook door hier de eindcontrole door de bediende van de machine te laten uitvoeren, kan er veel sneller op misdrukken worden ingegrepen. Het percentage reprint is hiermee gedaald met 40%.

Verpakking van visitekaartjes

Vistaprint staat bij velen bekend om het zelf kunnen ontwerpen van je eigen visitekaartjes. Veel MKB bedrijven en particulieren maken hier gebruik van. Een Green Belt project zorgde ervoor dat de productiemiddelen optimaal werden benut en de flow goed werd gebalanceerd.

Door nieuwe inzichten wordt er nu efficiënter gewerkt, waardoor en minder personeel nodig is om dezelfde hoeveelheid visitekaartjes te verwerken. De nieuwe werkwijze lijkt een voor de hand liggende oplossing, maar de oude werkwijze was zo ingesleten (“We doen het al jaren zo!”) dat het toch duidelijk een noodzakelijke verandering in het proces was.

Productiviteitsverhoging

Een heel ander project was het verhogen van de productiviteit bij het inpakken van de orders. De verwachting was dat er 5% meer orders verwerkt konden worden per uur per operator.

Uit onderzoek bleek dat er de nodige verspilling in het proces zat. Zo waren de producten om in te pakken niet altijd aanwezig. Hier moest dan op gewacht worden of operators moesten het eerst ophalen. Ook bleek dat de voorraad van verpakkingsdozen verbeterd kon worden. Door de inpakruimte opnieuw in te richten en na verschillende 5s-sessies is er nu een productiviteitsstijging gerealiseerd van 6%.

Toekomstplannen

Vistaprint wil het “continu verbeteren” volledig opnemen in haar bedrijfsvoering. De ambitie is om niet alleen Lean in alle processen te implementeren, zodat meer toegevoegde waarde geleverd kan worden voor haar klanten, maar ook de relevante methoden en technieken (zoals de MSA methoden) uit Six Sigma. Het alom bekende principe “meten= weten” heeft indruk gemaakt, in ieder geval bij de www.vistaprint.nl-website!