Five Times Why – vind de hoofdoorzaak van een probleem

Met vijf keer dezelfde vraag

Five times why is een methode om te komen tot de hoofdoorzaak van een probleem. De methode is ontwikkeld door Sakichi Toyoda bij het Japanse autobedrijf Toyota. Om te zorgen dat je bij procesverbetering niet aan symptoombestrijding gaat doen is het verstandig om de werkelijke achterliggende oorzaak te achterhalen. Five times why helpt daarbij.

De eerste keer dat je deze methode toepast zul je waarschijnlijk de associatie hebben met een kleuter van drie. Ieder kind komt namelijk een keer in een periode waarin ieder antwoord beantwoord wordt met een ‘Waarom?’. Voor ouders kan dit dodelijk vermoeiend zijn, voor organisaties daarentegen is het een krachtig middel om te zorgen dat ze de juiste oorzaak van een probleem aanpakken.

Five times why – 5 keer waarom

De methode is het meest bekend onder de Engelse benaming; “Five Times Why”, in het Nederlands gebruiken nog wel eens de letterlijke vertaling “5 keer waarom”. En eigenlijk is naam van de methode ook exact wat het is; stel jezelf bij een probleem vijf keer de vraag ‘Waarom?’. Het antwoord op de vijfde ‘Waarom?’ is de hoofdoorzaak van het probleem.

De kracht van de methode wordt het beste zichtbaar door een voorbeeld. We gebruiken als voorbeeld het probleem van een stilstaande lopende band binnen een productieomgeving, vervolgens laten we hier de Five Times Why methode op los:

• Probleem: De lopende band van de belangrijkste productielijn in een fabriek is gestopt met werken.
  • Waarom(1)?
• De lopende band krijgt niet genoeg stroom van de motor.
  • Waarom(2)?
• Omdat de motor van de lopende band is stilgevallen.
  • Waarom(3)?
• Omdat de zekeringen van de motor zijn doorgebrand.
  • Waarom(4)?
• Omdat de maximale belasting van de motor is overschreden.
  • Waarom(5)?
• Hoofdoorzaak: Omdat de operators van de lopende band niet weten dat er een maximale belasting van de motor is.

Je kunt na iedere ‘Waarom’ een oplossing formuleren voor het gegeven antwoord. Echter zal geen enkele van deze oplossingen het daadwerkelijke probleem oplossen. In dit specifieke probleem ligt de oplossing namelijk bij de kennis van de medewerkers, terwijl de eerste vier antwoorden het idee geven dat het een mechanisch probleem is.

Voordelen van de Five Times Why methode

De Five Times Why methode is eenvoudig toe te passen door iedereen en er zijn geen statische analyse tools nodig. Daarbij is stimuleert het de medewerkers om dieper na te denken over het probleem en de mogelijke oorzaken. Bovendien helpt de methode om het probleem vanuit een objectieve benadering te bekijken, de kans dat collega’s gaan vingerwijzen is relatief klein.

Nadelen van de Five Times Why methode

De methode kent ook een aantal nadelen, waaronder:

• Het is een relatief tijdsintensieve methode. In het voorbeeld wat we hierboven gebruiken kan het veel tijd kosten om te constateren dát de zekeringen zijn doorgebrand en wat hier aan ten grondslag ligt.
• De methode kan niet door één persoon uitgevoerd worden. Hij of zij heeft hulp, kennis en inzichten van collega’s nodig. En daarmee is het succes van de methode direct afhankelijke van de beschikbaarheid van de juiste personen.
• De ‘Waarom?’ vraag kan op verschillende manieren gesteld worden. Het vraagt een ervaren facilitator om de juiste vraag te stellen.
• Soms is vijf keer niet genoeg. In sommige gevallen ligt de hoofdoorzaak nog iets dieper verscholen. Maar net als bij de kinderlijke ‘Waarom?’ vragen, is er altijd wel een antwoord beschikbaar. Het vraagt dus om inzicht van de groep om te bepalen of ze de hoofdoorzaak hebben gevonden. En zo niet, hoeveel dieper ze nog moeten gaan.

Zelf aan de slag met de Five Times Why methode?

Eigenlijk kan dat al na het lezen van dit artikel. Maar zoals je hebt gelezen bij de beperkingen van de methode vraagt het in sommige gevallen nog wel om wat nuance en inzicht. Tijdens ons Lean trainingen en Lean Six Sigma trainingen behandelen we de Five Times Why methode. Hierbij bespreken we de theorie en gaan we deze direct oefenen door het toe te passen in de praktijk. Wil je meer weten over deze methode of hoe we deze behandelen tijdens de trainingen? Neem dan contact met ons via 020 – 345 3015 of contact@upd.nl.