IKEA en Lean
Aandacht maakt alles mooier
De pracht van IKEA. Heb je ‘m al ervaren? Uiteraard doelen we niet op de pogingen die je hebt gedaan om je kast in elkaar te krijgen. Nee, wij hebben het over IKEA’s effectieve Lean tactiek en veiligheidsprincipes.
Even een stukje achtergrondinformatie. IKEA is een Zweeds retailbedrijf, ontstaan in 1943. Het concern is een van de grootste en meest efficiënte winkels met ‘ready-to-assemble’-meubelen en woonaccessoires. De filialen bevinden zich inmiddels op meer dan 330 locaties in 38 landen.
De enorme groei heeft IKEA er niet van weerhouden aan te sluiten bij de bedrijven die het meest Lean zijn. Misschien vraag je je nu af hoe het IKEA lukt om op zo’n grote schaal een Lean-programma uit te rollen? Dit is waar IKEA’s pracht om de hoek komt kijken. Keywords? Innovatie en consistentie.
De IKEA winkel
IKEA verstrekt goederen tegen zeer betaalbare prijzen, voor klanten met een moderne stijl. Om de prijzen laag te kunnen houden en ervoor te zorgen dat klanten telkens weer terugkeren, hanteert IKEA een systematische aanpak die écht gaat om de klant.
De lay-out van de IKEA winkels is zeer overzichtelijk. Er is duidelijk aandacht besteed aan de winkelroute en de bijbehorende routekaart. Visuele ondersteuning in de vorm van grote, gemakkelijk te lezen borden laten de klant weten hoe de route in elkaar zit en waar ze producten en goederen kunnen vinden.
De meerderheid van de IKEA producten wordt vervaardigd in grote hoeveelheden. De meeste meubels bestaan uit meerdere stukken, verpakt in platte dozen. De klant monteert thuis zelf het meubelstuk. In de top-level showroom staan alle meubels ín elkaar, vaak zelfs bij elkaar in een modelhuiskamer.
Als klant vul je zelf een formuliertje in op het moment dat je een product ziet dat je wil aanschaffen. Op het productlabel staan diverse details, zoals het artikel- en Binnummer. Moet je een product ophalen in het magazijn? Één blik op het productlabel vertelt je in welke sectie en in welk vak je moet zijn. De productinformatie die je nodig hebt, schrijf je op je bestelformuliertje waarmee je je vervolgens richting het magazijn kunt begeven. Je product snel en efficiënt vinden in het bomvolle magazijn moet zo geen probleem zijn.
De begane grond bestaat uit zowel een ‘marktplaats’ als een magazijn. Marktplaats en magazijn zijn twee aparte afdelingen, om verwarring bij de klant te voorkomen. De marktplaats is een winkelgebied. Klanten gebruiken de welbekende IKEA-tassen of winkelwagentjes en kunnen producten pakken vanaf planken of uit bakken. Producten staan hier niet uitgestald, zoals in de showroom. In het magazijn hebben klanten hun bestelformuliertje nodig. In de showroom hebben ze al opgeschreven in welke sectie en welk vak ze moeten zijn. Het magazijn bestaat uit vele gangen en industriële rekken. Alles is gelabeld, zodat klanten gemakkelijk hun artikelen kunnen vinden.
De Lean mindset van IKEA
Om de Lean te blijven en om alles soepel te laten verlopen in zo’n klantgedreven winkel, zet IKEA veel veiligheidstechnieken in. Zo maakt IKEA gebruik van vloertape in zowel de showroom als de marktplaats als het magazijn. In de showroom wijzen grote pijlen op het wandelpad je de weg. Daarnaast blijft op deze manier de ‘verkeersstroom’ in de showroom beheersbaar en ordelijk. De vloer in het magazijn is gemarkeerd omwille van veiligheidsrisico’s en om de secties en vakken aan te geven.
Naast het volgen van de pijlen op de grond, kun je ook omhoog kijken. Overal waar je kijkt, vindt je bewegwijzering. De informatieborden zijn uniform en duidelijk herkenbaar door de blauwe achtergrond met witte letters. Klanten raken gewend aan het idee om te zoeken naar deze blauwe borden, indien men advies of bijstand nodig heeft. Bewegwijzering die betrekking heeft op veiligheidsrisico’s of andere zaken, hebben bewust een andere kleur.
Cost-per-Touch Inventory Tactic
Klanten van IKEA selecteren zelf hun meubels en halen deze doe-het-zelfpakketen ook zelf op. Dit is een inventory management tactiek genaamd ‘Cost-per-Touch’. Basisregel van deze tactiek? Hoe meer handen het product aanraken, hoe meer kosten je maakt.
Stel je eens voor dat je een nieuw meubel koopt. Dit meubel verlaat eerst de fabrikant per vrachtwagen en wordt daarna uit de vrachtwagen geladen en in een magazijn geplaatst. Vervolgens wordt het meubel in het voertuig van de klant geplaatst of thuisbezorgd door de retailer. Iedere keer dat het meubel wordt geleverd, bewogen, en geladen, kost dat geld. Hoe minder vaak iets of iemand beweegt of het meubel aanraakt, hoe minder kosten eraan verbonden zijn. IKEA bespaart kosten op dit principe door toepassing van ‘Cost-per-Touch, waardoor o.a. hierdoor de producten relatief goedkoop gehouden kunnen worden.
In-Store Logistics
Het interne logistieke management van IKEA is uniek. Het in-store logistiek personeel is verantwoordelijk voor de voorraadbeheersing van de winkels (dus ook voor de herordening van producten). Dit proces loopt volgens de ‘Steve Banker, ARC Advisory Group and Logistics Standpunten’ (professionals en consultants op de logistieke en Ssupply chain operations). Dit betekent dat er een in-store logistiek manager verantwoordelijk is voor het bestelproces. Een winkel goederenmanager is dan weer verantwoordelijk voor al het logistiek laden en lossen van alle IKEA winkels.
Het logistiek personeel houdt toezicht en neemt leveringen op. Daarnaast is het verantwoordelijk voor een zorgvuldige afhandeling van notities n.a.v. leveringen, het sorteren en scheiden van de goederen en het plaatsen van goederen in de juiste verkoopruimte of de aangewezen overstock locaties.
Overal zorgt het logistiek personeel voor een efficiënte doorstroming van goederen binnen de IKEA winkels. Deze doorstroming is essentieel voor het behoud van een hoge omzet en het verbeteren van de klantenbinding.
Maximum/Minimum instellingen als eigendom systeem
Het voorraadbeheerssysteem waar de in-store logistiek managers gebruik van maken, is door IKEA zelf ontwikkeld. Dit is het ‘minimum/maximum settings’ systeem, in het leven geroepen om effectief te kunnen reageren op bestelniveaus en het bestellen van producten.
Minimale instellingen: De minimale hoeveelheid van producten voor het bestellen.
Maximale instellingen: De maximale ordergrootte van een bepaald product om te bestellen.
IKEA winkels worden alleen ‘s nachts, buiten de openingsuren, bevoorraad. Hierdoor worden de minimale en maximale instellingen bepaald op basis van het aantal producten dat wordt verkocht over een periode van enkele dagen. Het proces voldoet op deze manier aan de behoefte van de klant én men is continu bezig om de voorraad optimaal af te stemmen op deze behoefte. Deze strategie maakt het mogelijk dat IKEA haar voorraad af kan stemmen op de eisen van haar klanten. De kosten van verloren omzet gaan omlaag.
Door dit unieke voorraadsysteem, weten de logistiek managers van IKEA niet alleen wat er wordt verkocht via point-of-sale (POS) gegevens, maar door middel van directe verzending van en naar distributiecentra, ook hoeveel voorraad er in de winkel komt Uit deze gegevens kunnen ze de verkoopcijfers voor de komende paar dagen voorspellen, om vervolgens de juiste hoeveelheid producten te bestellen om aan die vraag te voldoen.
IKEA gelooft dat dit proces en het bijbehorende systeem ervoor zorgt dat de juiste goederen, in de juiste hoeveelheid, in de winkel staan met meer zekerheid. Bovendien ook nog eens tegen lagere kosten dan de traditionele retail forecasting en replenishment processen.
Tot slot
Deze strategieën hebben IKEA tot de werelds meest succesvolle meubel-retailer gemaakt, met lage operationele kosten en een hoge vraag naar producten. IKEA is continu bezig om de supply chain te verbeteren. Zo blijft het concern een concurrerende factor binnen de industrie.
IKEA heeft een duidelijke visie, ondersteund door integrale logica. Dit onderscheidt IKEA niet alleen van haar collega’s, maar maakt duplicatie van de succesformule zeer moeilijk. Wat valt op aan dit verhaal?
De klant speelt een uiterst prominente rol in het primaire proces van IKEA. Als je miljoenen bezoekers—overigens zeer tevreden klanten—keer op keer hetzelfde gedrag wilt laten uitvoeren, dan moet je écht heel goed Lean georganiseerd zijn!
Let op! De klanten zijn geen medewerkers van IKEA, maar doen wel díe handelingen die bij andere bedrijven door medewerkers gedaan worden. Fascinerend toch?
Over de auteur
Patrick van Dijk was als Master Black Belt in Lean actief bij UPD. Door zijn persoonlijke benadering en prettige persoonlijkheid is hij in staat om de complexe Lean materie op een interactieve manier over te brengen. Patrick is ervan overtuigd dat verandering in een organisatie alleen bereikt kan worden als er intensief wordt samengewerkt.