Het Scrumboard: geen rocket science, maar je kunt er een raket mee ontwikkelen

Door: Marc Gerlings

Wie wel eens van de Scrumtechniek heeft gehoord weet waarschijnlijk wel dat je bij vergaderingen een bord gebruikt. Meestal staan daar drie kolommen op: ‘to do’, ‘doing’ en ‘done’. Op het bord bevinden zich enkele of juist heel veel Post-its die je gemakkelijk over hele bord kunt verschuiven. Heb je nou echt zo’n bord nodig om je product of dienst te ontwikkelen? Het antwoord is volmondig: ‘JA’!

Alles op ‘done’

Het ziet er zo simpel uit: drie kolommen, een hoop Post-its en dat is het dan. Het bord is opvallend aanwezig bij een Scrum. Je staat er letterlijk met je team omheen. Overleggen, kijken, vragen stellen en weer afwegen hoe het proces dan verder gaat. Tenslotte wil je al die Post-its in de rechterkolom ‘done’ plaatsen. Maar, dan moet wel iedereen zijn deel leveren. Klinkt allemaal vrij logisch en toch hebben beginnende Scrumteams aversie tegen dat bord. Onterecht.

Geen rocket science, wel Lean en Agile

“Het is geen rocket science, maar dat bord moet echt,” meent Lean Six Sigma coach Bram van Rijssel, specialist op het gebied van Lean en Agile werken. “Dat geschuif met Post-its over drie kolommen maakt je complete ontwikkeling visueel. Je ziet direct jouw positie ten opzichte van de anderen. Je ziet wat anderen doen en hoe snel je oplossingen kunt vinden om eventuele problemen aan te pakken. Of je nu een zakelijke dienstverlener, een overheidsorgaan, non-profitorganisatie of een onderwijsinstelling bent, met dat bord breek je muren af en breng je in korte tijd alle kennis en energie samen.”

Van passief kijken naar energiek deelnemen

“Kan ik het project in een Word of Excel-document krijgen?” is bijna altijd de eerst gestelde vraag als het team aan de slag gaat met Scrum. Toch blijven de coaches bij de kracht van het bord. Zij menen dat bij het beginnen met Scrum de mindset over ‘effectief ontmoeten’ van de teamleden moet veranderen. Van passief vergaderen naar energiek samen aanpakken. “Je staat met elkaar rondom dat bord. Als je alles via Word of Excel doet, krijg je niet hetzelfde effect. Visueel plaats je op het bord de acties met de hoogste prioriteit. Je kunt met elkaar bepalen wat dat is, maar het hele team ziet wat de prioriteiten zijn. Daar werk je meteen aan. Dan kan de Product Owner, degene die het team begeleidt, desgewenst teamleden aanspreken op hun gedrag. Hij of zij spreekt tegelijkertijd het teambelang aan. Dit zorgt ervoor dat—in tegenstelling tot andere technieken—alleen datgene dat er echt doe doet, op het bord terecht komt.” Dus:

• Stop met mailen
• Scrumbord betekent effectief ontmoeten
• Visueel prioriteiten in beeld
• Haal mensen van hun eilandjes
• Samen interactief werken aan oplossingen of verbeteringen
• Echt kennis delen
• Muren tegen veranderingen afbreken

Coach maakt stappen effectiever

“Al na één keer werken met het Scrumboard, soms ook wel Kanbanbord genoemd onder begeleiding van een ervaren Lean Six Sigma coach zien mensen dat het niet effectief is om elkaar alleen maar te blijven mailen. Ze snappen dat het veel effectiever is om even een x aantal minuten aan het bord de voortgang van taken te bespreken. Als je mensen letterlijk weer bij elkaar brengt, wordt meteen zichtbaar wat de voortgang is of waar de vertraging zit. En niet andersom.”

Van televisie tot water

Bram van Rijssel is net terug van een lange opdracht bij een aanbieder van digitale televisie om daar innovatie blijvend in de organisatie te stimuleren. Daarna werd hij door een waterschap gevraagd voor een veranderproces. Het Scrumbord blijft overal tot zijn aanpak behoren, omdat hij daarmee tot de essentie komt van teams.

De kracht van de memo

Bij veel vergaderingen wordt er van alles bij gehaald. Het gevaar van deze bijzaken is dat de kernvraag naar de achtergrond verdwijnt. Bijvoorbeeld: ”Is dit nu wat de klant echt wil hebben?” Herkenbaar?

Op een Scrumbord is dit gevaar nooit aanwezig. De Post-it met daarop de kern van de zaak staat nog steeds bovenaan. Hoe lang of kort een Scrumvergadering ook duurt, die prioriteit verdwijnt niet. “Daarom helpt het niet als je het hele bord volstopt met Post-its. Het is iedere keer weer een uitdaging om je team terug te leiden naar datgene waar het echt om gaat.”

Persoonlijke pijntjes aanpakken

Je kunt toch ook vergaderen zonder bord of überhaupt zonder Scrum? Natuurlijk kan dat, maar door een kleine Scrumsessie wordt een vergadering niet alleen interessant en leuk, maar wordt ook duidelijk of je je doelen echt gaat halen. Het bord speelt daarbij een grote rol. Tijdens de Scrum en het schuiven van de Post-its over de drie kolommen, stuit je op alle persoonlijke pijntjes. Waarom kan iets wel of niet? Je deelt zo’n uitdaging weer op in kleine taken waar je met elkaar snel—Scrum werkt het best in sprints van enkele weken—tot oplossingen komt. Met Lean Six Sigma weten we precies hoe we dat veranderproces kunnen begeleiden. Je doet het samen: de een helpt de ander. Heeft iemand een doel niet gehaald, dan kan hij of zij aan het team vragen om een oplossing. Ga iedere dag even 10 tot 20 minuten met elkaar bij dat bord staan. Zelfs de grootste bromberen zullen de waarde inzien: “Hé, ben jij daar ook mee bezig? Ik wist niet dat die kennis bij jou zat!’

Kijk, dan wordt een vergadering écht leuk. Met slechts drie eenvoudig kolommen en een paar Post-its.

Verder met Lean en Agile werken?

Het Scrumbord past zowel bij de filosofie van ‘Lean’ als van ‘Agile’. Het zijn geen tegengestelde filosofieën, maar vullen elkaar stevig aan. Wil je een praktijkvoorbeeld lezen over het samenvoegen van de twee? Lees dan ook eens dit artikel. Zie je de kansen en wil je jouw kennis versterken? Kijk dan tussen onze opleidingen.