Wat is een Obeya?

En hoe draagt het bij aan continu verbeteren?

Obeya is een Japanse term die staat voor “grote kamer”. Het is een ruimte waarin het management en medewerkers van verschillende afdelingen bijeenkomen om te werken aan specifieke doelen. Het is een visueel management instrument dat wordt gebruikt om de prestaties van de organisatie te verbeteren en om de communicatie, samenwerking en besluitvorming te bevorderen.

In een Obeya wordt alle belangrijke informatie, gegevens en prestatie-indicatoren van de organisatie op een gestructureerde en visuele manier gepresenteerd. Traditioneel gebeurt dit in een fysieke – vaste – ruimte. Tegenwoordig zien we steeds vaker dat een Obeya in een virtuele omgeving wordt ingericht of dat er een draagbare variant wordt ontwikkeld. Ongeacht de gekozen vorm, een goede Obeya – en de daarbij horende sessies – levert een belangrijke bijdrage aan de transformatie naar een continu verbetercultuur.

Obeya bij Toyota

De Obeya is ontwikkeld bij Toyota, waar men dacht dat het effectief en efficiënt zou zijn om een speciale ruimte in te richten waarin teams snel tot goede beslissingen konden komen voor het ontwikkelen van auto’s. En dat bleek te werken. Doordat alle informatie die nodig is voor goede besluitvorming duidelijk zichtbaar aanwezig is, konden teams direct goede besluiten nemen.

Obeya is inmiddels een bekende term binnen Lean Management, maar de toepassing van de methodiek is niet exclusief voor Lean. In een Obeya worden alle belangrijke informatie, gegevens en prestatie-indicatoren van de organisatie op een gestructureerde en visuele manier gepresenteerd. Daarmee is het toepasbaar voor iedere organisatie.

Wat zijn de voordelen van werken met een Obeya room?

Het werken met een Obeya room biedt verschillende voordelen, waaronder:

• Betere communicatie: Alle teamleden hebben toegang tot dezelfde informatie, wat zorgt voor transparantie en een gedeeld begrip.
• Snellere besluitvorming: Omdat alle gegevens centraal beschikbaar zijn, kunnen beslissingen sneller worden genomen.
• Verhoogde samenwerking: De visuele weergave van doelen, prestaties en actiepunten stimuleert teams om samen te werken en verantwoordelijkheid te delen.
• Verbeterde probleemoplossing: Problemen worden sneller herkend en kunnen meteen worden aangepakt, wat leidt tot continue verbetering.

Sessies in de Obeya

Een Obeya-sessie begint meestal met het definiëren van het doel van de bijeenkomst en het bepalen van de belangrijkste indicatoren van succes. Daarna wordt relevante informatie verzameld en gepresenteerd in de Obeya-ruimte. Deze informatie kan worden weergegeven op grafieken, diagrammen of andere visuele hulpmiddelen.

Tijdens de sessie wordt er gezamenlijk geanalyseerd en gediscussieerd over de prestaties, uitdagingen en oplossingen. Dit helpt om een gedeeld begrip van de situatie te creëren en de verschillende perspectieven van de betrokken afdelingen te begrijpen. Door deze gezamenlijke analyse en discussie worden er vaak nieuwe inzichten opgedaan en ontstaan er nieuwe oplossingsrichtingen.

Na de sessie worden er acties bepaald en toegewezen aan de betrokken afdelingen. De voortgang wordt vervolgens gevolgd in toekomstige sessies. Dit zorgt voor een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de verbetering van de organisatie.

Continu verbeteren binnen de organisatie

Een Obeya kan een belangrijke bijdrage leveren aan continu verbeteren binnen de organisatie;

• Betere communicatie en samenwerking: Een Obeya stelt teams in staat om informatie en gegevens te delen op een gestructureerde manier en zorgt voor transparantie in de organisatie. Dit bevordert de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen en teams.
• Verbeterde besluitvorming: Doordat alle relevante informatie en gegevens op één plek beschikbaar zijn, kunnen beslissingen sneller en op een meer geïnformeerde manier worden genomen.
• Verhoogde betrokkenheid: De ruimte en beschikbare informatie zorgt ervoor dat alle medewerkers in de organisatie betrokken zijn bij het continu verbeteren en dat ze begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan de prestaties van de organisatie.
• Focus op klantwaarde: Een Obeya richt zich op het verbeteren van de klantwaarde door problemen in de processen te identificeren en op te lossen.
• Verhoogde productiviteit: Door het gebruik van de methode kunnen processen sneller en efficiënter worden uitgevoerd, wat leidt tot een verhoogde productiviteit.

Voor welke organisaties is de Obeya-methode geschikt?

De Obeya-methode is geschikt voor een breed scala aan organisaties, van productiebedrijven tot dienstverlenende sectoren tot overheidsinstellingen. Het is vooral effectief in organisaties die streven naar continue verbetering, snelle besluitvorming en teamgebaseerde samenwerking. De methode kan worden toegepast op elk niveau, van operationele teams tot strategisch management, afhankelijk van de behoeften van de organisatie.

Hoe kan ik Obeya implementeren in mijn organisatie?

Om Obeya succesvol te implementeren in jouw organisatie, is het belangrijk om te beginnen met een duidelijke structuur en doelen. Volg deze stappen:

1. Start met training: Zorg ervoor dat de betrokken teamleden bekend zijn met de principes van Obeya.
2. Creëer een fysieke of digitale Obeya room: Richt een ruimte in waar alle relevante informatie zichtbaar is voor het team.
3. Stel duidelijke doelen en KPI’s: Definieer wat je wilt bereiken en hoe je de voortgang zult meten.
4. Begeleid teammeetings rond het Obeya-bord: Gebruik de visuele managementtools om de voortgang te monitoren en problemen te identificeren.
5. Blijf continu verbeteren: Pas de aanpak aan op basis van feedback en veranderende omstandigheden.

Kortom

Een Obeya is een fysieke ruimte waarin het management en medewerkers van verschillende afdelingen bijeenkomen om te werken aan specifieke doelen en samenwerking en efficiëntie te bevorderen. Het helpt om gezamenlijk een beeld te creëren van de doelen, prestaties en uitdagingen binnen de organisatie en nieuwe inzichten te verkrijgen en oplossingsrichtingen te vinden. Door het toewijzen van acties en het volgen van de voortgang wordt er gezamenlijk verantwoordelijkheid genomen voor de verbetering van de organisatie.

Meer weten?

Wil je meer weten over het inrichten of gebruiken van een Obeya? Neem dan contact met ons op via 020 – 345 3015 of contact@upd.nl.