5S in de praktijk

Welkom in de wereld van slanke, gestroomlijnde processen

Structureren heet de volgende stap. In dit stadium krijgt de omgekeerde berg gereedschap een nieuwe plaats. Gereedschapskisten zijn uit den boze in de wereld van slanke, gestroomlijnde productieprocessen (de letterlijke vertaling van Lean).

Zomer: “In zo’n kist gooi je alles wat je aan gereedschap hebt. Vaak ben je vervolgens eindeloos aan het rommelen voordat je het tool waarmee je aan de slag wilt te pakken hebt. Dat zal bij veel mensen thuis in de schuur niet anders zijn.”

Tool boards, planken met haken waaraan het gereedschap wordt opgehangen, zijn een superieur alternatief. Elk gereedschap krijgt een schaduwplek: een met contouren afgetekende positie die met tape op een plank wordt gemarkeerd. Het tool board maakt in een oogopslag zichtbaar of een set gereedschap compleet is, met als bijkomend voordeel dat het direct opvalt als collega’s met elkaars spullen aan de haal gaan.

Wordt het een kleuterschool door 5S?

Wat voor gereedschap geldt, gaat ook op voor voorraden. Werknemers moeten hun voorraadkasten aan de binnenkant afplakken met tape. Bovenaan met een groene lijn: voller dan dat mag niet. Onderaan komt een rode lijn. Als die in zicht komt, dan moet de voorraad worden bijgevuld. Zomer: “Mensen klagen wel eens dat ze terecht zijn gekomen in het land van stickers en plakband. Het lijkt hier wel een kleuterschool zeggen ze dan. Maar toch zijn mensen erg blij als ze nooit meer misgrijpen wanneer er plastic handschoenen nodig zijn. En overigens is de vergelijking met een kleuterschool zo gek nog niet.”

Op een kantoor kan 5S worden toegepast om archiefruimte, werkplekken en netwerkschijven te organiseren. Elbert Hulsbos toont een foto van ‘oude’ werkplekken bij UPD: uitpuilende kasten met een allegaartje aan telefoons, softwarepakketten, computers en snoeren. Intussen is dat alle verdwenen en staan de spullen strak en makkelijk vindbaar in het gelid: “Een plek voor alles, voor alles een plek, is niet voor niets de slogan van 5S”, zegt Hulsbos.

De nieuwe structuren komen tot uitdrukking in kasten, op bureaus en gereedschapsborden maar ook op de vloer, waar eerst met tape en later met verf wordt gemarkeerd waar zaken thuishoren. Alles wat van nut is in het productieproces, van prullenbakken tot zaagmachines, krijgt een plaats tussen rode lijnen. Onveilige zones worden met geel en zwart gemarkeerd. Tussen dit alles door zijn paden ingeruimd voor de bevoorradingskarretjes die voortaan dus niet meer van alles en nog wat hoeven te omzeilen. Dat scheelt tijd en frustraties.

Voorkomt fouten en creëert ruimte

In de Noord-Hollandse timmerfabriek leidde alle plakband en de nieuw routebeschrijving zelfs tot een nieuwe lay-out voor de plaatsing van machines. Er was ineens ruimte om een stofverspreidende machine een andere plek te geven. Daarmee werd verfwerk, een stap verderop in het proces, niet langer verknoeid.

Het ordenen en sorteren kan fouten voorkomen. Profiellatten voor ramen stonden bij de timmerfabriek in dikke lagen schuin tegen de muren. Wie een plank achteraan probeerde te pakken liep het risico dat de hele stapel onderuit zou schuiven. Kleine verschillen in lengten waren niet in één oogopslag te zien, met fout in elkaar geschroefde deuren of scheve ramen als resultaat.

De oplossing, aangedragen door de werknemers zelf, was pragmatisch: met kleine latten werden vakken afgebakend op de vloer zodat de profielen niet meer onderuit konden schuiven. Verschillende profiellengtes kregen elk een eigen vak.