Wat is Value Stream Mapping

Hoe werkt het en wat kunt u er mee?

Value Stream Mapping – of waardestroomanalyse in het Nederlands – is een veelgebruikte techniek binnen Lean om inzicht te krijgen in de verspillingen binnen een proces. Zoals veel Lean technieken vindt ook Value Stream Mapping haar oorsprong bij Toyota.

In dit artikel leggen we uit wat Value Stream Mapping precies is en wat je er mee kunt in de dagelijkse praktijk.

Value Stream Mapping

Het doel van Value Stream Mapping (VSM) is om verspillingen in een proces te identificeren en inzichtelijk te maken, zodat deze uiteindelijk geëlimineerd kunnen worden. Met behulp van VSM kun je op een slimme en relatief simpele manier een proces in de organisatie visueel maken. Door samen met betrokken medewerkers en/of afdelingen het proces in kaart te brengen zul je merken dat iedereen beter begrijpt welke verspillingen er in een proces zitten.

Value Stream Mapping in het grote “Lean” geheel

Value Stream Mapping is het tweede principe van Lean Management. In totaal worden er 5 principes gebruikt. Ben je benieuwd wat de andere vier principes zijn? Lees dan hier verder over Lean Management.

Een waardestroomanalyse is veelal een beginpunt van een verbeterproject. Het is bij uitstek geschikt om overzicht te creëren, want het maakt alle problemen of uitdagingen helder voor alle betrokkenen en creëert betrokkenheid en eigenaarschap. Een waardestroomanalyse helpt verder bij het voorkomen van sub-optimalisaties.

VSM Stappenplan

Een waardestroomanalyse in de praktijk brengen is redelijk eenvoudig als je het volgende stappenplan hanteert:

• Stap 1: Bepaal vooraf van welk product, productfamilie of dienst de Value Stream wordt vastgelegd.
• Stap 2: Beschrijf de huidige situatie (Current State) in een stappenschema, neem daarin iedere stap op (inclusief vertragingen) die nodig is om het product of de dienst te leveren.
• Stap 3: Beschrijf in de gewenste situatie (Future State) in een stappenschema.
• Stap 4: Analyseer de verschillen tussen de 2 schema’s en bepaal op basis hiervan de actiepunten en stel prioriteiten vast.
• Stap 5: Voor de benodigde verbeteringen door.

Wat kun je met een Value Stream Map?

Hier is geen eenduidig antwoord op. Je kunt oneindig veel met een Value Stream Map, of je kunt er helemaal niets mee. Dat is helemaal afhankelijk van hoe je het gebruikt. We zien regelmatig dat afdelingen en organisaties, het maken van een VSM als doel zien. Ze stoppen er oneindig veel tijd in, hangen het aan de muur, kijken er regelmatig naar en doen er vervolgens helemaal niets mee.

Net als alle andere tools binnen Lean is een VSM ook slechts een hulpmiddel. Het helpt je om inzichtelijk te maken welke processtappen er zijn, welke waarde toevoegen voor de klant en welke niet. Aan de hand van de doorlooptijd krijg je daarmee direct inzicht in hoeveel procent van de tijd er besteed wordt aan de verspilling in het proces.

Als deze verspilling niet geëlimineerd wordt, is het maken van de Value Stream overbodig geweest. Stel dus alleen een Value Stream op als je voornemens bent om op basis van de uitkomsten het proces te verbeteren.

4 Tips van de VSM Experts van UPD

Het maken van een waardestroomanalyse is niet moeilijk, maar toch zien wij regelmatig dat dit cruciale beginpunt van een verbeterproject onnodig veel tijd in beslag neemt of misloopt. Daarom geven we hier 4 van onze geheimen bloot, zodat jij effectief aan de slag kunt met VSM:

• Teken een waardestroom uit met pen en papier;
  tegenwoordig zijn er talloze softwarepakketten beschikbaar om een waardestroom te tekenen. In de praktijk merken wij echter dat de betrokkenheid, interactie en compleetheid van de waardestromen het beste zijn bij handgetekende waardestromen. Het geheim zit hem er hier in dat getekende waardestromen veelal ‘samen’ gemaakt worden met alle betrokkenen en op een computer veelal met 1 of 2 personen gewerkt wordt.
• Houd het klein;
  Een grote hoeveelheid werk werkt vaak verlammend, waardoor het succes uitblijft. Begin daarom met kleine onderwerpen of deel grote onderwerpen op in kleine behapbare stukken waar subteams mee aan de slag kunnen.
• Het toverwoord is “Doorlooptijd”;
  Doorlooptijd is een goede constante om als handvat te gebruiken bij Value Stream Mapping. We weten immers allemaal dat het verlagen van de doorlooptijd ervoor zorgt dat we minder voorraad nodig hebben en daardoor flexibeler zijn. Geef daarom bij het maken van de waardestroom duidelijk aan wat de doorlooptijd van iedere processtap is en maak inzichtelijk van de totale doorlooptijd van gehele proces is.
• Laat het proces bewaken door een onpartijdig lid;
  Onderwerpen zijn veelal afdelingsoverschrijdend en de verbeteringen worden vaak uitgevoerd door multidisciplinaire teams. Bij het maken van de waardestromen is het daarom belangrijk om het analyseproces te laten bewaken door een onpartijdig lid binnen het team. Zo wordt geborgd dat alle betrokkenen een gelijke inbreng hebben en dat de verbetering van het proces centraal blijft staan.