5S op de werkvloer

5 Slimmigheidjes om je werk opgeruimd te houden

Iedereen is wel eens iets kwijt. “Waar heb ik dat document toch gelaten? Ik had toch versie 2 al gemaakt?” Het staat niet op je persoonlijke schijf. “Had ik het al niet naar iemand gemaild?” Ook niet. Licht gefrustreerd open je versie 1 en begin je maar opnieuw. Als je 5S had toegepast was dit waarschijnlijk niet nodig geweest.

Dit is maar één voorbeeld van de kostbare minuten die medewerkers kwijt raken als gevolg van een werkplek die niet opgeruimd is. Gemiddeld genomen verspillen mensen een uur per dag met zoeken naar informatie of spullen. Vermenigvuldig dat eens met het aantal medewerkers. Opeens heb je een duidelijk beeld van wat we bedoelen met een verborgen fabriek toch?

Het verminderen van deze verspilling levert dus direct winst op. Maar hoe doe je dat? Welke vuistregels moet je hanteren om ervoor te zorgen, dat je je werk doet en niets anders dan dat? 5S is één van de middelen die helpt!

Wat is 5S?

5S is een middel om betrokkenen in een proces bewust te laten zijn van hun werkomgeving. Als een medewerker in staat is om zijn eigen werkplek opgeruimd te houden, dan leidt dit tot overzicht, rust en focus. Op de lange duur (en voor de organisatie in geheel) betekent dit een verhoging van de productiviteit. Men spendeert bijvoorbeeld minder tijd aan het zoeken van dingen, of raakt ook niets kwijt.

Van origine is 5S ontstaan in de productieomgeving en is een onderdeel in het Lean-gedachtegoed. 5S staat voor:

1.  Seiri:	Sorteren (sort)	Behoudt datgene wat nodig is.
2.  Seiton:	Schikken, ordenen (straighten)	Ruim de dingen zo op, dat je ze snel kunt vinden.
3.  Seiso:	Schoonmaken (shine)	Houd de dingen schoon.
4.  Seiketsu:	Standaardiseren (standardize)	Doe de goede dingen op dezelfde –dus- goede wijze.
5.  Shitsuke:	Standhouden (sustain)	Hou vol, met wilskracht en toewijding.

In de praktijk wordt naast de 5S vaak ook nog een 6e S toegevoegd: veiligheid (safety). Deze is ervoor bedoeld, dat men een veilige werkplek creëert, die ongelukken of blessures voorkomt.

5S kan al heel snel en simpel worden toegepast. Het is ook in administratieve processen, kantooromgevingen en archieven nadrukkelijk aan de orde. Praktijkvoorbeelden van 5S zijn bijvoorbeeld een actuele mailbox met gecategoriseerde e-mails, een voor iedereen op de afdeling logisch opgeruimde archiefkast en een geordende ‘G-schijf’.

Hoe pas je 5S toe?

Een groot gedeelte van 5S heeft betrekking op de persoonlijke hygiëne van medewerkers op het gebied van omgang met papieren documenten, benaming en categorisering van digitale documenten, het verwerken van binnenkomende mails, etc.

De werkplek van medewerkers wordt echter ook beïnvloedt door de afspraken die op de afdeling zijn gemaakt. Op de afdeling kan bijvoorbeeld sprake zijn van oude gebruiken (vaak aangeduid als “zo doen we dat altijd hier…”) of van inefficiënte werkwijzen, waar de individuele medewerker geen directe invloed op heeft.

Een populaire werkwijze om de werkplekken opgeruimd te krijgen is om met een groepje mensen over de afdeling te lopen en de werkplekken te fotograferen. Het digitale verkeer (opslag en gebruik van data, mails en media) kan niet worden gefotografeerd, maar hoort desalniettemin óók bij de wandeling!

De belangrijkste doelstelling is om bij alle gevonden situaties per S vast te stellen in hoeverre de (werk)plek opgeruimd is. Hoe vaak wordt bijvoorbeeld een bepaald type document gebruikt. Nooit? Gooi het dan weg (cq. uitfaseren). Niet vaak? Parkeer het uit het zicht, maar logisch vindbaar. Dit is een voorbeeld van Sorteren.

Worden verschillende manieren gehanteerd om digitale documenten te betitelen? Spreek een conventie met elkaar af inclusief de standaardplek waar het type document wordt opgeslagen. Dit is een voorbeeld van Schikken.

Benoem en prioriteer zodoende met elkaar de gevonden rommel op de werkplekken. Probeer de achterliggende oorzaken te ontdekken. Hoe heeft de rommel kunnen ontstaan? Wijzig het proces en/of de omstandigheden zodanig, dat de oorzaken niet meer voor kunnen komen. Maak de benodigde hygiëne op de werkvloer met elkaar duidelijk en houd elkaar daarin scherp.

Resultaat met 5S

Als 5S nog nooit is toegepast, is er wellicht sprake van veel rommel op de werkvloer. De beste tactiek is echter om simpelweg te doen. Doen, doen, doen. Begin klein, met een beperkte scope, maak de behaalde resultaten (efficiencywinst, besparingen) aan iedereen zichtbaar en breidt de aandachtsgebieden zodoende gestaag uit. Misschien is er tijdens de gesprekken sprake van een aantal flinke discussies. De achterliggende oorzaken zijn bijvoorbeeld niet altijd helder te destilleren.

5S heeft een bewezen track record, als het gaat om het verhogen van de productiviteit van medewerkers en daarmee ook de organisatie in haar geheel. 5S kan met weinig investeringen al succesvol worden toegepast. Waar 5S wordt toegepast heerst overzicht, rust en focus. Medewerkers vullen hun tijd met zinnig werk voor de klant. Kortom: met 5S werk je opgeruimd!