Wat is RPA?

Heel simpel gezegd is dat het automatiseren van repetitieve handelingen

RPA staat voor Robotic Process Automation en heel platgeslagen is dat het automatiseren van repetitieve handelingen door middel van software. Iedereen kent wel de situaties van collega’s die dag-in, dag-uit dezelfde handelingen aan het doen is achter een computer. Inloggen, verwerken en schakelen tussen verschillende systemen. Veelal om data van het ene systeem in het anderen systeem te krijgen.

Dat zijn nou precies de situaties waar RPA een waardevolle bijdrage kan leveren. Want als systemen die saaie handelingen overnemen, kunnen de mensen zich focussen op wat echt telt; waarde toevoegen voor de klanten.

RPA vervangt de menselijke interface

In de situatie die hierboven geschetst is, is de mens eigenlijk niet meer dan een interface. Een menselijke interface die continu dezelfde handelingen aan het uitvoeren is. In de praktijk zien wij vaak dat dit veelal de handelingen zijn die niet direct waarde toevoegen voor de klant. En volgens de Lean principes zouden deze handelingen dus eigenlijk ‘waste’ zijn. Maar waarschijnlijk zijn ze belangrijk om überhaupt waarde te kunnen toevoegen voor de klant, dus onmisbaar. Maar in dat geval is het toch veel logischer om een computer deze handeling uit te laten voeren en te zorgen dat de mens zich richt op het creëren van waarde voor de klant? Ben je eens met deze stelling? Dan begrijp jij waarschijnlijk ook direct de toegevoegde waarde van RPA!.

Robotic Process Automation heeft dus eigenlijk niets met robots te maken?

Dat ligt aan de definitie van een ‘robot’. Als jij bij robots denkt aan fysieke, mensachtige machines; dan heeft het niets met robots te maken. Maar in theorie is het een computerrobot. Je ziet de robot dus niet, maar je ziet wel het effect van zijn werk. De robot voert alle saaie, repetitieve handelingen voor je uit; continu en foutloos.

De voordelen van RPA

Net hebben we eigenlijk het belangrijkste voordeel al benoemt, maar dat is echt niet het enige voordeel. Hieronder een handig overzichtje van de voordelen van RPA:

• Snelheid: Robots zijn veel sneller dan mensen en we robots werken 24 uur per dag, 7 dagen per week.
• Infrastructuur blijft in tact: Bestaande IT systemen hoeven niet aangepast of vervangen te worden.
• Lage implementatietijd: RPA is relatief snel te implementeren, vaak binnen een aantal dagen.
• Mensen blijven mensen: Het is eenvoudig te leren om handelingen van de robots aan te passen. En bij complexe problemen waar de robot tegenaan loopt, wordt het probleem doorgezet naar mensen. Het denkwerk blijft dus bij de mensen binnen organisatie.
• Kwaliteit: Een robot werkt op basis van een besturingssysteem die de logica en business rules bepaalt. Daarom maakt een robot geen fouten. Tenzij er iets in de praktijk verandert natuurlijk.
• Flexibiliteit: Robots zijn perfect in staat om mee te bewegen met piekperiodes en dat zorgt ervoor dat organisaties veel eenvoudiger kunnen meebewegen met de drukte in de markt.
• Schaalbaar: Robots kunnen worden hergebruikt. Hierdoor kunnen zij snel gecombineerd worden tot nieuwe robots. Veel organisaties bouwen een bibliotheek van robots en robot onderdelen. Zo hergebruik je componenten die je al hebt en win je tijd.
• Focus op de klant: Medewerkers krijgen door RPA tijd en ruimte voor die taken die echte waarde opleveren. Begrijpen van de behoefte en emotie van de klant. Ruimte hebben om daar flexibel op in te spelen.

RPA is gelukkig niet zo moeilijk

In essentie dan. De techniek achter RPA is redelijk eenvoudig. En juist deze eenvoud maakt het krachtig. Met RPA worden de handelingen geautomatiseerd die medewerkers moeten verrichten om de systemen te gebruiken. Daarnaast kan een robot ook acties uitvoeren. Op basis van opgehaalde informatie en ingebouwde logica, kan hij een status veranderen, berekeningen maken, een ander proces in gang zetten, een communicatie versturen, etc.

De inhoudelijke analyse en de interactie met de klant, vraagt uiteraard menselijk vakmanschap en blijft in handen van de medewerker. Omdat er werk uit handen genomen wordt door de robot, heeft de medewerker meer tijd over voor het waarde-toevoegende werk en neemt de productiviteit flink toe.

Meer weten over RPA?

Zijn jouw processen geschikt voor RPA? Hoe ziet een RPA traject eruit? En hoe zorg je dat het proces in essentie klopt voordat je het gaat automatiseren? Dat zijn allemaal vragen die wij in onze Whitepaper behandelen. Met deze Whitepaper krijg je van ons de handvatten om zelf te beoordelen of jouw processen geschikt zijn voor RPA, of RPA aansluit bij jouw Operational Excellence programma en hoe je tot de juiste werkwijze komt. Kortom, de moeite waard voor iedereen die bezig gaat met een RPA-traject.