Een vergadering waar de vonk overspringt
Door: Marc Gerlings“Als vergaderingen te lang duren, dan krijg je dat sommige deelnemers gaan oreren.” Master Black Belt Lean Six Sigma coach Bram van Rijssel spreidt zijn armen en laat de lichaamstaal zien van iemand die zijn stempel drukt op de vergadering. Weg vonk. Overal willen organisaties af van overbodige contactmomenten. Door Scrum komt de vonk weer terug in je vergadering én stijgt het vermogen om innovatief en klantgericht te denken.
Van vergaderen naar samenwerken
Agile en Scrum zijn niet meer de exclusieve terreinen van IT-jongens. Daar zijn de Agile technieken ooit ontwikkeld, maar het gaat bij Lean Six Sigma verder. Van waterschappen, commerciële bedrijven tot en met het onderwijs: de vraag naar effectief vergaderen stijgt. Onderhuids speelt zich iets groters af, veel essentiëler. De samenwerking moet vlotter, creatiever en transparanter. Dan biedt de Scrum-aanpak prachtige oplossingen. “Je wil niet dat mensen tijdens je vergadering nog even snel een paar mailtjes beantwoorden. Door écht aandacht te hebben voor samenwerken bereik je échte voordelen voor je bedrijf en de klant. Als manager of projectleider is het noodzaak om ieders aandacht vast te houden. Hiervoor zal je ervoor moeten zorgen dat mensen die naar buiten staren zich weer met hun intellectuele capaciteiten op de samenwerking richten. Daar heeft Lean Six Sigma specifieke oplossingen en cursussen voor.”
Haal ze uit de ‘dark side’
“Mensen willen niet meer vergaderen om het vergaderen. Met lange vergaderingen kom je zelfs in de ‘dark side’ van de vergadering. Dat is het moment—meestal onuitgesproken—waarop deelnemers zich heftig afvragen “wat ze daar eigenlijk doen.” Feitelijk hebben deze deelnemers al in hun hoofd afscheid genomen van de vergadering. Hoe houd je je vergaderingen interactief, vlot en aantrekkelijk? Het antwoord van Scrum is eenvoudig: staand vergaderen.”
Waarom staand vergaderen?
Vergaderen met de Scrumtechniek betekent met elkaar vergaderen als een actief team. Niet voor niets komt de term ‘Scrum’ uit de rugby-wereld. Tijdens een ‘scrum’ strijden de teams om de bal. Alleen door als team samen te werken—ieder vanuit zijn eigen kracht—is er een kans om het einddoel te halen: de bal bemachtigen. “Dat staan tijdens een vergadering lijkt misschien een detail, maar het heeft wel degelijk veel invloed. De kracht is dat mensen niet té lang willen staan. Deelnemers aan de vergadering bekijken daarom actief waar ze zijn in een project of proces en wat er moet gebeuren. Dit kleine fysieke punt zorgt voor een kettingreactie aan actieve aandacht met het juiste effect.”
Doen, mee bezig en gedaan
Met alleen staand vergaderen ontstaat er geen vonk. Wel met drie eenvoudige begrippen: ‘to do’, ‘doing’ en ‘done’. Wat moet je doen, waar ben je nu mee bezig en wat heb je gedaan? Door deze drie ‘fases’ blijven doelen helder én is meteen duidelijk wat iemand heeft bijgedragen. “De vaak onvatbaar grote doelen die bij het managementteam bekend zijn, worden in dit kleine verband opengebroken. De betrokkenen duiken in de hapklare stukken. Als het doel eenmaal in stukken is opgedeeld, kun je voor ieder puzzelstuk een oplossing vinden. Scrum brengt je stap voor stap verder dan je ooit zult komen met ‘gewoon’ vergaderen.”
Team als een marathonloper
“Jouw team fungeert opeens als een marathonloper. De marathon loop je niet na je allereerste trainingsdag. Het is té ver, te imponerend. Iedere week train je weer voor een kilometer extra. Met Scrum haal je die tussendoelen en dat motiveert het hele team. De vonk is weer terug! Het elan aan de vergadertafel spat er van af. Iedereen wordt vrolijk van behaalde tussendoelen. Daarbij wordt met ‘to do’, ‘doing’, ‘done’ zichtbaar wat iedereen persoonlijk bijdraagt.”
Trend: Scrum in onderwijs
De onderwijssector omarmt Scrum op dit moment en dat is niet zo vreemd. Het onderwijs wordt steeds vaker betrokken bij echte projecten en commerciële producten. Met Scrum kan een klein projectteam snel grote onderzoeksvragen oppakken en aansturen. Ondertussen kan het reguliere onderwijs doorgaan. Je moet namelijk niet alleen de vonk van creatieve oplossingen vasthouden, maar ook je gewone proces laten draaien. Die potentie heeft Scrum. Bram: “Dan zie je wat je nu kan doen, om morgen je doelen te bereiken.”
To do: pak de telefoon
To do? Ben je doordrongen van de voordelen van Scrum? Duik er dan eens in en maak het je eigen. Gratis en voor niets. Hier vind je een aantal handige handvatten om zelf te starten met Scrum. Wil je snel stappen maken? Dan ben je gebaat bij de ondersteuning van een ervaren coach. Bel of mail voor een afspraak met Bram van Rijssel via 020 – 345 3015 of info@upd.nl en ervaar een wereld die veel verder gaat dan alleen vergaderen met een vonk.