Wat is Scrummen nou precies

En hoe ga je er zelf mee aan de slag?

Scrum heeft de afgelopen tijd de overstap gemaakt vanuit de software- en designwereld naar andere branches. Op zich niet vreemd met bedrijven als Apple, Google en Tesla die het goede voorbeeld geven.

Volgens grondlegger Jeff Sutherland kunnen bedrijven met behulp van Scrum ‘tweemaal zoveel doen in de helft van de tijd’. Dat is nog eens een belofte! Het gave van Scrummen is dat het helemaal niet moeilijk is en dat iedereen het kan.

Scrummen is niet moeilijk

Het vraagt alleen om goede organisatie en discipline van het Scrumteam. Als Scrum wordt toegepast op de werkvloer, worden projecten opgedeeld in kleine stukjes. Deze kleine stukjes worden stap voor stap uitgevoerd door het Scrumteam in een vastgestelde periode – de sprint. Hierdoor werken teams niet langer aan grote, angstaanjagende projecten waar geen einde aan lijkt te komen, maar dragen ze continu bij aan kleinere projecten die samen leiden tot voltooiing van het grote project. Klinkt logisch toch? Dat is het eigenlijk ook. Scrum is een methode (framework) wat de werkwijze structuur en ritme geeft. Op het eerste gezicht lijkt het een simpel hulpmiddel om focus, discipline en teamgevoel te creëren en te benutten, maar het creëren van zo’n omgeving heeft vaak een culturele verandering nodig.

Scrum in de praktijk brengen

Wanneer je als organisatie aan de slag wilt met Scrummen, begint dit bij de organisatie van het team. Een Scrumteam is in principe zelfsturend en bepaalt zelf wat het gaat doen tijdens de aankomende sprint, hoeveel werk ze kunnen afleveren en in welke volgorde.

Om te zorgen dat het Scrumteam zich bezig houdt met de juiste opdrachten (prioriteit) bestaat er een Product Owner. De Product Owner is verantwoordelijk voor:

• Het bijhouden van de product Backlog (toekomstige plannen);
• User Stories (volledige uitwerkte ideeën);
• Inspiratie en motivatie van Scrumteam;
• Communicatie met shareholders buiten het Scrumteam.
• Business gevoel, ROI etc
• Focus voor de klant (VOC)
• Groot denken, klein maken
• Bepaalt prioriteit op basis van waarde (klant)
• Verantwoordelijk voor “waarde” en Return on Investment (ROI)
• Stakeholder management
• Accepteert (of niet) het eind resultaat van de sprint

De Product Owner zorgt er dus eigenlijk voor dat het team met de juiste dingen bezig is. Om deze functie goed uit te kunnen voeren, is het belangrijk dat hij of zij:

• Beschikbaar en bereikbaar is voor het team;
• Over de juiste communicatieve vaardigheden beschikt;
• Gepassioneerd is over de producten en diensten van het bedrijf;
• Niet al te veel inhoudelijke kennis heeft van de projecten waar het team aan werkt.
• De prioriteit van producten weet te bepalen met de klant (onderhandelen), want “EN EN EN EN” is niet mogelijk, alleen “OF OF OF”

Korte, maar felle sprints

Een Scrumteam werkt in sprints. De sprints hebben een vaste doorlooptijd (idealiter zo klein mogelijk, maar meestal twee of drie weken). Het moment van vastleggen van de taken voor een sprint heet de Sprintplanning. De Product Owner vertelt aan de teamleden welke User Story het belangrijkst is waar ze aan gaan werken. Het team werkt dit vervolgens uit in de taken die daarbij horen. Het team bepaalt dus zelf welke taken het gaat uitvoeren tijdens de sprint. Hiermee wordt een belangrijke basis voor de focus en commitment gelegd. Doordat de teamleden zelf bepalen wat ze gaan doen, hebben zij zelf ook de controle over de haalbaarheid. Is een user story niet af te ronden in één sprint? Dan moet de desbetreffende user story verder opgesplitst worden.

Gedurende een sprint komt het Scrumteam iedere dag kort (max 15 minuten) bij elkaar tijdens de dagstart. In dit korte overleg geeft ieder lid van het team antwoord op drie vragen:

1. Wat heb je gisteren gedaan?
2. Waar ben je tegen aan gelopen?
3. Wat ga je vandaag doen?

Door het behandelen van deze drie vragen hebben alle teamleden inzicht in elkaars activiteiten. Door dit dagelijks kort te overleggen kunnen ze elkaar stimuleren en helpen. De dagstart helpt het team om de focus vast te houden en om ervoor te zorgen dat alle taken aan het einde van de sprint zijn afgerond. Aan het einde van iedere sprint houdt het Scrumteam een evaluatie (retrospective). Hoe kunnen zij als team ervoor zorgen dat de volgende sprint beter verloopt? En welke acties horen daarbij? Die belangrijkste verbeterpunten worden direct als taak meegenomen in de volgende sprint.

Scrummen met hulpmiddelen

Zo beschreven lijkt Scrum nog best veel voeten in aarde te hebben. Maar eigenlijk hoort Scrum niet uitgeschreven te worden. Scrum is onderdeel van de Agile filosofie en de grondleggers van Agile stellen niet voor niets:

Wij verkiezen werkende producten boven allesomvattende documentatie.Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen”

Scrum is – zoals eerder gesteld – niet moeilijk, maar draait om discipline en goede organisatie. Ter ondersteuning maakt een Scrumteam gebruik van een aantal hulpmiddelen. Het Scrumbord is het belangrijkste. Op het Scrumbord wordt een sprint visueel (visueel management) gemaakt. Dit is niet alleen handig voor het Scrumteam, maar het creëert direct inzicht voor de hele organisatie. Lees hier meer over wat het Scrumbord precies is en hoe u er zelf een in gebruikt kunt nemen.