Lean Accounting; wat is het en waarom is het belangrijk?

+ Download de praktische whitepaper

Lean Accounting en Accounting voor Lean, twee termen waarmee eigenlijk hetzelfde wordt bedoeld. Accounting voor Lean – de officiële benaming – is een vertaling van het Lean gedachtegoed naar de boekhouding. Door dit te doen ondersteunt de financiële afdeling de Lean organisatie optimaal bij het creëren van waarde voor de klant.

We zien met enige regelmaat dat de term Lean Accounting gebruikt wordt om aan te geven dat de Accountingafdeling Lean moet gaan werken. Om Lean succesvol toe te passen moet iedere afdeling binnen de organisatie de principes begrijpen en omarmen. Dus deze definitie klopt deels, maar gaat wat ons betreft verder dan alleen één afdeling. Voor ons hebben Lean Accounting en Accounting voor Lean dus dezelfde betekenis.

Wat is Lean Accounting precies?

Lean Accounting is een vertaling van het Lean gedachtegoed naar de boekhouding. Ter ondersteuning van een Lean organisatie en/óf om het boekhoudingsproces ‘Lean te maken’. Het laatste betekent niet veel meer dan zorgen dat de accounting optimale waarde creëert voor haar klanten.

Lean Accounting is dus een accountingprincipe waarin de klant centraal gesteld wordt. Het principe is gebaseerd op dezelfde vijf waarden van Lean, namelijk: Waarde voor de klant, Waardestroomanalyse, Flow, Pull en Streven naar perfectie. Wanneer het organisaties lukt om het accountingprincipe toe te passen volgens deze vijf waarden leidt dit tot een accountingsysteem waarin:

• Financiële gegevens altijd volledig inzicht geven in de prestaties
• Financiële stuurinformatie betrouwbaar is
• De echte waarde van een organisatie direct inzichtelijk is
• Iedereen binnen de hele organisatie de nodige financiële informatie kan lezen en begrijpen

Het belang van Lean Accounting

De grootste ontwikkeling in het huidige accountingsysteem – management accounting – is gemaakt tussen 1880 en 1930. Daarna is er nog wel doorontwikkeld, maar zonder grote veranderingen in de basisprincipes. Management accounting is gebaseerd op een wereld van bijna 100 jaar geleden. In die tijd draaide onze maatschappij primair op productie en waren producten en diensten van organisaties relatief simpel.

Vandaag de dag leven we in veel complexere wereld (waarvoor we vaak de term VUCA gebruiken). Organisaties realiseren omzetgroei door waarde te creëren voor klanten en dat vraagt dat ze continu verbeteren en vernieuwen. Het is niet vreemd dat de oude vorm van accounting daar niet meer op aansluit.

Wanneer organisaties het gedachtegoed van Accounting voor Lean omarmen merken ze al snel dat de dit:

• Eenvoudig te gebruiken en voor iedereen begrijpelijk is
• Bruikbare financiële prestatiemetingen voor de waardestromen levert
• Betrouwbare financiële informatie biedt welke niet wordt verstoord en gecompliceerd door de toewijzing van overheadkosten
• Verbetering van de waardestromen stimuleert
• Het boekhoudproces vereenvoudigt en weinig onderhoud vraagt
• Het bestaan – en toewijzing van – indirecte kosten tegengaat

Het verschil met Management Accounting

Het verschil met het traditionele accountingsystemen is het beste uit te leggen met behulp van een voorbeeld. We gebruiken hiervoor een organisatie die boekenkasten produceert als voorbeeld. Zij berekenen de kostprijs van een boekenkast volgens management accounting op de volgende manier:

Materiaalkosten (€ 10,-) + Arbeidsloon (€ 25,-) + Stroomverbruik van machines (€ 5,-) = € 40,- Met marge verkoopt deze organisatie de boekenkasten normaal gesproken voor € 60,-.

Nu komt er een aanvraag binnen voor een aantal boekenkasten met de vastgestelde verkoopprijs van € 39,-. Veel organisaties stellen dan volgens de huidige boekhoudnormen dat de order afgewezen moet worden. De opbrengsten wegen namelijk niet tegen de kosten op.

Met Accounting voor Lean wordt het financiële resultaat van de waardestroom als geheel beschouwt. Hierdoor komt er opeens een ander beeld van deze order naar voren. Na overleg in de waardestroom blijkt namelijk dat:

• De waarde voor de klant geleverd kan worden (de kwaliteit blijft geborgd)
• Er is geen additionele arbeid nodig (het kan binnen de bestaande capaciteit)
• Er is geen additioneel stroomverbruik nodig (de machines staan toch al aan)

De echte opbrengst van deze order is dus 39 – 10 (materiaalkosten) = € 29,- per boekenkast. Volgens Accounting voor Lean zou de order dus aangenomen worden.

Dit is een heel eenvoudig voorbeeld van het gebruik van gestroomlijnde boekhoudkundige informatie en gestroomlijnde financiële managementpraktijken om zakelijke beslissingen te evalueren in overeenstemming met een gestroomlijnde strategie. Het voordeel op lange termijn van deze aanpassing is het ontsluiten van het financiële potentieel van Lean door andere financiële analyse en besluitvorming.

Meer weten over Lean Accounting?

De Whitepaper is een goed startpunt. In het document hebben we net wat meer ruimte om alle elementen goed uit te leggen. We kunnen in principe hele boeken vol schrijven over het onderwerp. Maar dat is niet nodig om de essentie over te brengen, het is namelijk veel belangrijk om dit accountingsysteem in de praktijk te brengen.

Accounting voor Lean is onderdeel van het programma van de Black Belt in Lean training. Wij geloven namelijk dat iedere Lean Black Belt het principe moet kennen en de waarde moet kunnen erkennen. Wil je vandaag weten wat Lean Accounting voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan even contact op met ons via 020 – 345 3015 of mail ons op contact@upd.nl.