Wat is Process Mapping?

Een stapsgewijs overzicht

Of het nu Lean, Agile of Lean Six Sigma is: wanneer we processen willen verbeteren moeten we ze eerst begrijpen. Process Mapping helpt bij het begrijpen van het procesmap door het te visualiseren. Process mapping is dus niet alleen een naam, het betekent ook precies wat het is; het in kaart brengen van processen.

De term process mapping slaat wel op een specifieke wijze van het in kaart brengen van processen. Binnen Lean wordt veel gebruik gemaakt van valuestream mapping om processen in kaart te brengen. Maar, volgens de officiële definitie valt het niet binnen process mapping. In dit artikel laten we je zien wat er wel bedoeld wordt met process mapping en hoe je er zelf mee aan de slag kunt.

Wat is de definitie van process mapping?

Process mapping zijn de activiteiten die gedaan worden om in kaart te brengen welke acties in een proces worden uitgevoerd, door wie, wie er verantwoordelijk is, wanneer het proces start en eindigt en hoe het succes van een proces bepaald wordt.

Het doel hierachter is om organisaties te helpen om efficiënter te worden. Een overzichtelijke process map helpt om snel in te kunnen bepalen of er verbeteringen gedaan kunnen worden in het huidige proces.

Geschiedenis van Process Mapping

Process Mapping bestaat al ruim 100 jaar. Frank Gilbreth schreef beschreef in zijn presentatie ‘Process Charts – First Steps in Finding the One Best Way’ al de flowchart voor processen. De tools en technieken die hij hiervoor introduceerde werden al snel opgepikt door de industriële bedrijven. En vanaf de jaren ’40 in de vorige eeuw werd het door Proctor & Gamble verder gestandaardiseerd.

Vandaag de dag is process mapping een belangrijk element voor veel organisaties. Ze gebruiken de process maps om procesverbetering te stimuleren of de kwaliteit te optimaliseren. Vanuit ISO 9001 wordt process mapping gestimuleerd in het kader van quality management. Hierbij wordt met name het belang van onderliggende afhankelijkheid tussen processen benadrukt.

Process Mapping Software

Ten tijde van de introductie moest men de maps deze nog met de hand maken en zelf de nodige metingen verrichten. Dat is in de afgelopen 20 jaar wel veranderd. Van eenvoudige visualisatietools – het kan tegenwoordig al met een standaard Microsoft Office pakket – tot software die aan de hand van metadata zelf het proces in kaart brengt. De technologie kan process mapping dus in vergevorderde staat ondersteunen maar een menselijk paar ogen blijft vaak nodig om de analyses te doen of te bevestigen.

Process mapping of Waardestroom?

Er wordt ons regelmatig de vraag gesteld of process mapping of juist een waardestroom het juiste middel is om processen te visualiseren. Er is alleen geen sprake van ‘het juiste middel‘. De keuze voor ofwel de process map, dan wel de waardestroom is afhankelijk van de situatie binnen de organisatie. De waardestroom levert vaak een completer overzicht van de processen binnen de organisatie en is daarmee geschikter om organisatiebrede processen te visualiseren en verbeteren. Process mapping is een passender middel om specifieke taken binnen een functie of proces inzichtelijk te maken of te verbeteren.

De waardestroom levert weliswaar een completer beeld, maar is tegelijkertijd ook complexer om te maken. En daarbij komt het risico dat het verkeerd opstellen van de waardestroom best een risico met zich meebrengt. Het kan namelijk als gevolg hebben dat er verkeerde interpretaties gedaan worden op kritische bedrijfsprocessen.

Visualiseren van processen staat niet op zichzelf

Procesvisualisatie doen we om een reden, veelal om het proces te kunnen verbeteren. Het is daarom essentieel om procesvisualisatie te laten leunen op bestaande verbetermethodes als Lean en Lean Six Sigma. Deze methodes helpen om prioriteiten te stellen in de visualisatie en bieden vervolgens ook de handvatten om knelpunten gestructureerd te verbeteren.

Meer weten?

Wil je meer weten over het maken van process maps? Of andere visualisatiemiddelen? We helpen je daar graag bij. Neem daarvoor even contact op via 020-345 3015 of contact@upd.nl.