Visueel Management

Het Onzichtbare Zichtbaar Maken

In de huidige snel veranderende (VUCA) wereld is het belangrijk dat informatie snel door de organisatie stroomt. Visueel management is een bewezen effectieve manier om complexe informatie eenvoudig en snel over te brengen, wat continu verbeteren en operational excellence ondersteunt. Dit artikel duikt in de wereld van visueel management, verkent de verbinding met Lean principes, en licht enkele fundamentele tools toe, zoals Andon, Kanban, en Obeya.

Wat is Visueel Management?

Visueel management is een systeem dat gebruik maakt van visuele hulpmiddelen om informatie te delen over de status van taken, projecten, en processen binnen een organisatie. Het maakt het mogelijk voor teams en individuen om snel de benodigde informatie te begrijpen, beslissingen te nemen, en acties te ondernemen zonder de noodzaak voor uitgebreide rapporten of vergaderingen. Visueel management transformeert abstracte data in concrete, visueel intuïtieve signalen.

De Connectie met Lean en Continu Verbeteren

Visueel management is diep geworteld in de Lean filosofie, die streeft naar het maximaliseren van waarde voor de klant door het minimaliseren van verspilling. Door processen en problemen zichtbaar te maken, helpt visueel management bij het identificeren van verspilling, het verbeteren van workflows en het bevorderen van een cultuur van continue verbetering. Het biedt een platform voor transparante communicatie en gezamenlijke probleemoplossing, wat cruciaal is voor het Lean denken.

Principes binnen Visueel Management

Andon: Andon is een visueel hulpmiddel dat wordt gebruikt om aandacht te vestigen op problemen of afwijkingen in het productieproces. Het is vaak een lichtsignaal of bord dat van kleur verandert of oplicht om een specifiek probleem aan te duiden, waardoor directe actie kan worden ondernomen om het probleem op te lossen.

Kanban: Kanban is een visueel systeem voor het beheren van werk terwijl het door een proces beweegt. Het maakt gebruik van kaarten of borden om de stroom van taken of producten door verschillende stadia van het productie- of ontwikkelingsproces te visualiseren. Kanban helpt bij het identificeren van knelpunten en het optimaliseren van de doorlooptijd.

Obeya: Obeya, wat ‘grote kamer’ betekent in het Japans, is een fysieke of virtuele ruimte waarin strategische plannen en projectstatussen visueel worden weergegeven. Het bevordert teamwerk en effectieve communicatie door alle relevante informatie toegankelijk te maken voor iedereen die betrokken is bij het project.

Visueel Management en Dag- en Weekstarts

Visueel management speelt een cruciale rol bij het verbeteren van operationeel management, dagstarts (dagelijkse stand-up meetings) en weekstarts (wekelijkse planningsmeetings). Door de inzet van visuele hulpmiddelen kunnen teams snel de status van hun werk beoordelen, prioriteiten stellen, en zich aanpassen aan veranderingen. Dit bevordert een ritme van regelmatige reflectie en aanpassing, wat essentieel is voor continue verbetering.

Dagstarts: Visuele borden en dashboards bieden een overzicht van dagelijkse taken, belangrijke indicatoren, en uitdagingen. Dit maakt dagstarts efficiënter, doordat teams snel kunnen focussen op prioriteiten en direct actie kunnen ondernemen waar nodig.

Weekstarts: Voor weekstarts biedt visueel management een platform voor het reviewen van weekdoelstellingen, het beoordelen van voortgang op lange termijn projecten, en het plannen voor de komende week. Dit helpt teams om zich te richten op de meest kritieke taken en verbetert de algehele projectcoördinatie.

Implementatie van Visueel Management

De implementatie van visueel management begint met het identificeren van de kernprocessen en informatie die het meest waardevol zijn voor het team of de organisatie. Van daaruit kunnen de meest effectieve visuele hulpmiddelen worden geselecteerd en aangepast aan de specifieke behoeften. Belangrijke stappen omvatten:

• Bepalen van doelstellingen.
• Selecteren van passende visuele tools en technieken.
• Ontwikkelen en implementeren van visuele borden en dashboards.
• Trainen van medewerkers in het gebruik en onderhoud van visuele management systemen.
• Voortdurend evalueren en verbeteren van visuele management praktijken.

Tot slot

Visueel management is meer dan alleen een toolset; het is een fundamenteel aspect van een Lean en continu verbeterende cultuur. Door cruciale informatie zichtbaar en toegankelijk te maken, stelt het organisaties in staat om sneller, met meer betrokkenheid, en met een grotere nauwkeurigheid te reageren op uitdagingen. Het versterkt de samenwerking, verbetert de besluitvorming, en drijft continue verbetering aan. In een wereld waar aanpassingsvermogen en efficiëntie essentieel zijn, is dit een belangrijke sleutel tot succes.