Verspillingen wegnemen om doelen te bereiken

Laat Tim Woods je helpen!

Stel jezelf eens de volgende vraag: “Als je verspilling uit de organisatieprocessen haalt, helpt dit je dan om de bedrijfsdoelen te bereiken?”. Als je deze vraag met ja beantwoordt, dan weet je dat de huidige obstakels binnen de processen jou belemmeren om de gewenste future state te behalen. Maar hoe haal je deze obstakels uit die processen? Laat Tim Woods je helpen.

Ben je bekend met de acht vormen van verspilling, ook wel uitgedrukt met het ezelsbruggetje Tim Woods? Tim Woods helpt om obstakels te verwijderen en de gewenste situatie te bereiken. continue verbeteren is namelijk meer dan verbeteren alleen. Het moet ergens toe leiden. De weerstand die veelal geboden wordt bij Lean transformaties kan voor een deel mee vermeden worden met behulp van Tim Woods. Het helpt je om duidelijk aan te geven waar het verbeteren op korte en langere termijn toe leidt en het is de dragende kracht van de verandering en/of optimalisatie.

Continu verbeteren is meer dan verbeteren alleen. Het moet ergens toe leiden.

Processtappen van de Lean methode

Lean kent drie vormen van processtappen, te weten waarde-toevoegende stappen, verspilling en nodige verspilling. De nodige verspilling zullen de klanten niet zien als waarde voor het gekochte product of afgenomen dienst, maar deze is noodzakelijk om het proces goed te laten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan het voldoen aan wet- en regelgeving die voor de organisaties kosten met zich meebrengen om hieraan te kunnen en blijven voldoen. Het doel hierbij is om deze nodige verspilling zo efficiënt mogelijk te laten verlopen zodat de klanten hier niet de kosten voor hoeven te betalen.

Waarde

Waarde kan gedefinieerd worden als:

De processtappen die bijdragen aan het verwachte eindresultaat voor de klant. Ofwel, waarvoor is de klant bereid te betalen?
Het product of de service verandert in positieve zin voor de klant.
De uitvoering van de processtap gaat in één keer goed.

8 Vormen van verspilling in de naam Tim Woods

Met behulp van het ezelsbruggetje, Tim Woods, eenvoudig te onthouden.

Transport: onnodige verplaatsing van iets, zoals een aanvraag voor een vacature die voor goedkeuring langs meerdere functionarissen op verschillende afdelingen en/of verdiepingen moet. Of het onnodig verplaatsen van goederen die even in de weg staan.
Inventory: voorraad, (werk dat niet af is), zoals ongelezen e-mails of offerte aanvragen in behandeling, halffabricaten in productie, een wachtrij van mensen voor de balie of polikliniek.
Motion: overbodige beweging van mensen, zoals informatie opzoeken of navragen. Bijv. overleggen met je collega hoe ook al weer om te gaan met een bepaalde situatie, omdat dit nergens is vastgelegd. Wandelen naar het centrale kopieerapparaat, de bewegingen van de verpleging in het ziekenhuis van en naar centrale voorraden.
Wachten: de moeder der verspilling. Bijvoorbeeld wachten aan de balie tot de medewerker klaar is met het telefoongesprek. Het wachten op een offerte, het wachten in een rij, het wachten op gekochte producten.
Overproductie: meer aanbieden dan nodig, bijvoorbeeld overcapaciteit aan mensen voor het klaren van een klus. Meer producten maken dan waar de klant om heeft gevraagd. De overtollige producten worden op voorraad genomen in de hoop dat deze nog wel eens afgenomen worden.
Overprocessing: meer doen dan wat de klant wil of dingen dubbel doen, zoals dossiers zowel fysiek als elektronisch opslaan. Het overschrijven van data van het ene systeem naar het andere. De cc-cultuur met e-mail.
Defecten: fouten, zoals gegevens/mutaties die incorrect of onvolledig worden aangeleverd waardoor het verwerken niet in één keer kan plaatsvinden (zorgt voor herbewerking) en navragen.
Skils: te weinig gebruik maken van capaciteiten van medewerkers, het delegeren van taken naar medewerkers met onvoldoende opleiding.

Elimineer verspilling binnen de processen

Om te komen tot een proces met alleen waarde-toevoegende activiteiten is het noodzakelijk de acht vormen van verspilling te elimineren. Dit is een continuerend proces. Onnodige stappen worden in de Lean literatuur gedefinieerd als ‘Waste’ of ‘Muda’ (verspilling). Verspilling zijn de processtappen die geen waarde toevoegen aan het eindresultaat voor de klant. Door waarde-toevoegende processtappen achter elkaar te plaatsen ontstaat er ‘flow’ (een proces zonder verspilling). Zo helpt Tim Woods jou niet alleen om verspilling te reduceren, maar ook met het verkorten van de doorlooptijd!