Wat is een flowchart?
Een onmisbaar middel om processen te visualiseren
Een flowchart – stroomdiagram in het Nederlands – is een belangrijk hulpmiddel bij procesvisualisatie en process mapping. Een flowchart is relatief eenvoudig te lezen en is begrijpelijk voor iedere betrokken medewerker. Maar hoe maak je een flowchart en wat doe je er vervolgens mee?
Binnen de wereld van procesverbetering is het visualiseren van processen een onmisbare stap. Door een proces visueel te maken, wordt inzichtelijk hoe het proces er in de praktijk uit ziet. En door de gewenste situatie er naast te leggen is snel inzichtelijk waar eventuele verbeteringen plaats moeten vinden. Procesvisualisatie wordt gebruikt binnen vrijwel iedere verbetermethode van Lean tot Lean Six Sigma en Agile. Al wordt niet binnen iedere methode het gebruik van flowcharts aangeleerd, het is onmisbare kennis voor iedere verbeterprofessional.
Hoe maak je een flowchart?
Het maken van een flowchart is niet extreem moeilijk. Standaard computerprogramma’s als Powerpoint en Word bieden al de mogelijkheid om een stroomdiagram te creëren. Al gebied de eerlijkheid hier om te vermelden dat de output van deze programma’s niet direct de meest werkbare vorm zijn. Voor een professionele flowchart waar ook direct in samengewerkt kan worden is gespecialiseerde process mapping software beschikbaar.
Om een stroomdiagram te maken heb je slechts een klein beetje kennis nodig. Het is handig om te weten welke gangbare symbolen er zijn, hoe je de flowchart opbouwt en hoe je zorgt dat de verschillende stappen met elkaar verbonden zijn. Dergelijke kennis kun je zelf opdoen of bijvoorbeeld een process mapping training volgen.
Hoe gebruik je een flowchart?
Je kunt een proces alleen maar verbeteren als je begrijpt hoe het proces loopt en waar de knelpunten zitten. Zonder deze kennis is procesverbetering hetzelfde als schieten met hagel. Het kan zijn dat een verbetering het proces verbetert, maar de kans is groot dat dit niet het geval is. Flowcharts en process mapping helpen bij het verkrijgen van het nodige inzicht in het proces. Met behulp van deze diagrammen wordt in één oogopslag duidelijk hoe het proces loopt.
Wanneer het nodige inzicht is verkregen, kan bepaald worden waar het proces verbeterd moet worden. Dat kan bijvoorbeeld door een flowchart te maken de gewenste situatie en deze naast de huidige situatie te leggen. Waar zit het verschil? En welke processtap moet anders, beter of – in sommige gevallen – helemaal niet gedaan worden? Flowcharts worden dus in de praktijk vaak gebruikt om verbeteringen te identificeren.
En Process Mining dan?
Hebben flowcharts iets te maken met process mining? Niet direct al hebben ze wel wat met elkaar te maken. Process Mining gaat over het verkrijgen van procesinformatie met behulp van eventlogs in digitale systemen. Deze informatie wordt verzameld in een workflow. En die workflow heeft wel wat gelijkenissen met een flowchart. In veel gevallen kan process mining dus helpen om input te leveren voor de flowchart, zolang er maar event logs opgeslagen worden.
Lees meer over Process MiningValue Stream Map of flowchart?
Er wordt ons regelmatig de vraag gesteld of een flowchart of juist een value stream map het juiste middel is om processen te visualiseren. Er is alleen geen sprake van ‘het juiste middel‘. De keuze voor ofwel de flowchart, dan wel de value stream map is afhankelijk van de situatie binnen de organisatie. De waardestroom levert vaak een completer overzicht van de processen binnen de organisatie en is daarmee geschikter om organisatiebrede processen te visualiseren en verbeteren. Stroomdiagrammen zijn een passender middel om specifieke taken binnen een functie of proces inzichtelijk te maken of te verbeteren.
De waardestroom levert weliswaar een completer beeld, maar is tegelijkertijd ook complexer om te maken. En daarbij komt het risico dat het verkeerd opstellen van de waardestroom best een risico met zich meebrengt. Het kan namelijk als gevolg hebben dat er verkeerde interpretaties gedaan worden op kritische bedrijfsprocessen.
Wil je meer weten over procesvisualisatie?
Wil je meer weten over het maken van flowcharts? Of andere visualisatiemiddelen? We helpen je daar graag bij. Neem daarvoor even contact op via 020-345 3015 of contact@upd.nl.