Procesoptimalisatie

Duurzame, doelgerichte verbetering

Procesoptimalisatie is het veranderen -en daarmee verbeteren – van een proces met als doel de efficiency te vergroten, de kosten te verlagen of de waarde voor de klant te verbeteren. Deze uitleg zal gezien de naam van het begrip niet geheel verrassend zijn, het begrip spreekt wat dat betreft redelijk voor zich. Toch is doelgerichte en duurzame procesoptimalisatie niet zo eenvoudig als het klinkt.

Procesoptimalisatie wordt vaak in één adem genoemd met methodes als Lean en Lean Six Sigma. Deze methodes leveren weliswaar goede handvatten om processen gestructureerd te verbeteren, maar in principe kan iedereen aan de slag met procesoptimalisatie.

Procesoptimalisatie in a nutshell

Een proces is een geheel van verschillende activiteiten dat zich afspeelt tussen de vraag van een klant naar een product of dienst en het leveren daarvan. Het is dus een serie van verschillende activiteiten die uitgevoerd worden door mensen of machines en waarbij verschillende middelen ingezet worden. Om de activiteiten uit te voeren zijn grondstoffen, informatie en communicatie noodzakelijk. Een proces kan binnen een organisatie over verschillende afdelingen lopen of beperkt zijn tot een enkele afdeling. In veel gevallen loopt een proces ook over verschillende organisaties heen, vooral wanneer we de levering van grondstoffen meenemen in de beschouwing.

Deze – plastische – beschrijving van wat een proces precies is helpt ons om beter te begrijpen wat de scope van procesoptimalisatie is. Het gaat hier dus om het verbeteren van het geheel van activiteiten, de samenwerking tussen mensen, de communicatie en invoer, doorvoer en output van grondstoffen, producten en diensten.

Doelgerichte verbetering

De reden dat procesverbetering vaak opgehangen wordt aan bestaande methodes als Lean en Lean Six Sigma is omdat deze methodes – behalve praktische hulpmiddelen – een doel verbinden aan procesoptimalisatie. In het geval van Lean wordt er gefocust op het vergroten van de klantwaarde of het reduceren van verspilling. In het geval van Lean Six Sigma draait het voor een groot deel op het verlagen van de variatie in een proces. En daarmee hebben we de 3 belangrijkste redenen voor procesoptimalisatie benoemd:

• Efficiency vergroten (Lean en Lean Six Sigma)
• Kosten verlagen (Lean Six Sigma)
• Klantwaarde vergroten (Lean)

Het is belangrijk om deze doelen altijd voor ogen te houden. We zien in de praktijk nog regelmatig gebeuren dat processen op de vierkante meter geoptimaliseerd worden. In dergelijke gevallen lijkt het misschien dat een proces verbeterd is, terwijl eigenlijk het probleem gewoon verplaatst wordt. Een voorbeeld hiervan is het facturatieproces. Wanneer een organisatie merkt dat de financiële afdeling teveel tijd kwijt is met het opvragen van facturatiegegevens voordat ze facturen kunnen versturen is dat een inefficiëntie in het proces. Door het opvragen van facturatiegegevens te verplaatsen naar een andere afdeling, lijkt het dat het proces binnen de financiële afdeling is verbeterd. Het zal duidelijk zijn dat dit niet het geval is.

Door de efficiency – wat het doel is van bovenstaand voorbeeld – te bekijken op organisatieniveau zal hoogstwaarschijnlijk een andere tegenmaatregel genomen worden. Bijvoorbeeld een actie die er voor zorgt dat de nodige gegevens eerder beschikbaar zijn, volgens het First Time Right principe.

Procesoptimalisatie en automatisering

RPA – of Robotic Process Automation – neemt tegenwoordig een enorme vlucht. Met RPA kun je delen van een proces uit laten voeren door robots. Dat zijn geen robots zoals je ze kent uit een film, maar computerrobots. Zij werken onzichtbaar aan bepaalde processtappen die normaal gesproken door een mens worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het overtypen van data van het ene programma naar het andere, het aanmaken van accounts of andere repeterende handelingen.

RPA wordt vaak in één adem genoemd met procesoptimalisatie. Met RPA kunnen processen efficiënter gemaakt worden. Maar tegelijkertijd schuilt er een grote valkuil in de toepassing van RPA. Doordat het werk uitgevoerd wordt door robots, wordt een deel van het proces opeens onzichtbaar. We zien niet meer dat een bepaalde processtap onnodig veel tijd kost, onhandig is of zelf helemaal onnodig is. De robot fungeert dan als masker voor het probleem. Om dat te voorkomen gebruiken we de mantra: ‘eerst optimaliseren, dan automatiseren’. Oftewel, zorg dat het proces efficiënt is, geen verspilling bevat en waardevol is voor de klant en bekijk dan pas de automatiseringsmogelijkheden. Lees hier meer over de toepassing van RPA.

Lean, Lean Six Sigma en procesoptimalisatie

We hebben de methodes hierboven al een aantal keer genoemd. Het verbeteren van processen om deze waardevoller, foutloos of efficiënter te maken is een belangrijk onderdeel van Lean en Lean Six Sigma. Afhankelijk van de organisatie, de huidige inrichten en het doel van procesoptimalisatie kan de ene methode beter passen dan de ander. Bekijk hier een handig overzicht van het verschil tussen Lean en Lean Six Sigma.

Wil je aan de slag met procesoptimalisatie met behulp van Lean of Lean Six Sigma? Dan adviseren we je om te starten met een training. Om zelfstandig en gericht aan de slag te kunnen kun je het beste starten met een Green Belt in Lean of Lean Six Sigma Green Belt. Tijdens deze trainingen leer je alles over de methodes, de hulpmiddelen en word je begeleid bij het in de praktijk brengen hier van.