Wat is de PDCA Cyclus en wat kun je er mee?

Kwaliteitscirkel van Deming

De PDCA cyclus is een bekend hulpmiddel voor continu verbeteren, kwaliteitsmanagement en het oplossen van problemen. De cyclus is ontwikkeld door William Edwards Deming en is daarom ook bekend onder de naam ‘Kwaliteitscirkel van Deming’. De PDCA cyclus is een belangrijk hulpmiddel binnen Lean Management en wordt vaak gebruikt bij ISO-certificeringen.

PDCA staat voor Plan-Do-Check-Act. Dit zijn de vier stappen die van toepassing zijn op verbeteringen binnen organisaties. Doordat het een cirkel is, worden de stappen continu herhaalt, waardoor het uiteindelijk leidt tot continu verbeteren.

Herkomst van de PDCA Cyclus

De ontwikkeling van de cyclus wordt vaak toegeschreven aan Deming. Daar dacht hij zelf echter ander over. Deming noemde de cyclus zelf namelijk altijd ‘Shewhart’s cyclus voor continu leren en verbeteren’. Hij heeft zich bij het uitwerken van de cyclus dus laten inspireren door Walter Shewhart. Deming heeft de cyclus wel gepubliceerd in 1993 en vandaar dat deze aan hem wordt toegeschreven. De namen PDCA Cyclus en Kwaliteitscirkel van Deming slaan op dezelfde cyclus.

Vier stappen de in PDCA Cyclus

Zoals hierboven al beschreven staat PDCA voor Plan, Do, Check en Act. Volgens Deming betekenen deze vier stappen:

• Plan: Bekijk de huidige werkzaamheden en activiteiten binnen een proces of organisatie. Maak een plan voor verbetering en verbind hier doelstellingen aan.
• Do: Voor de geplande verbetering uit. Doe dit in een gecontroleerde proefopstelling.
• Check: Meet het resultaat van de verbetering. Vergelijk dit met de beginsituatie en meet het af aan de gestelde doelstellingen.
• Act: Gebruik de gemeten resultaten van de Check-fase om bij te sturen indien de resultaten niet overeenkomen met de gestelde doelstellingen.

Na afronding van de laatste stap, komt de cyclus weer uit bij de eerste stap: Plan. Doordat de PDCA cyclus repeterend is wordt het principe van continu verbeteren gestimuleerd.

PDCA Cyclus en Lean

De PDCA cyclus wordt veel gebruikt binnen Lean (sommigen zullen zeggen dat het de ruggengraat vormt van Lean). Binnen de Lean methode zijn 8 stappen gedefinieerd om te komen tot effectief gebruik van de PDCA Cyclus.

Wanneer we de PDCA cyclus visualiseren binnen Lean is de cirkel niet in vier gelijke vlakken verdeeld. De helft van de cirkel wordt gevormd door de ‘Plan-fase’. Dit doen we om aan te geven dat de zwaartekracht van de cyclus ligt bij het goed plannen. De overige helft is verdeeld in drie gelijke delen die de andere drie fasen vertegenwoordigen. In het stappenplan zijn de 8 stappen ook min of meer op dezelfde manier verdeeld:

Plan-fase

• Stap 1: Probleemstelling. Formuleer de probleemstelling. Zorg dat je tot de kern van het probleem komt. Bijvoorbeeld door de 5 times why methode.
• Stap 2: Huidige situatie. Breng de huidige situatie in kaart. Maak hier gebruik van procesvisualisatie als Value Stream Mapping of Process Mapping.
• Stap 3: Doelstelling. Benoem de doelstelling van de verbetering. Gebruik hiervoor – indien nodig – Kipling vragen.
• Stap 4: Oorzaakanalyse. Breng de mogelijke oorzaken in kaart die er aan bijdrage dat de huidige situatie in stand gehouden wordt. Een veelgebruikt hulpmiddel hiervoor is het Ishikawa Diagram.
• Stap 5: Tegenmaatregelen. Bedenk en benoem de tegenmaatregelen die je gaat nemen om de oorzaken weg te nemen.

Do-fase

• Stap 6: Experimenten. It’s go time; begin met het uitvoeren van de verbeteringen. Hierbij geldt ‘speed over perfection’. Het gaat erom dat je snel leert, dus wacht niet tot je aanpak tot ieder detail is geperfectioneerd. Het heet niet voor niets ‘experimenteren’.

Check-fase

• Stap 7: Acties controleren. Controleer of de acties het juiste resultaat bewerkstelligen en of ze je dichter bij je gestelde doel brengen.

Act-fase

• Stap 8: Standaardiseren. Brengen de verbeteringen je dichter bij jouw doel? Dan is het tijd om de nieuwe manier van werken om te zetten naar de standaard. Zorg dat iedereen weet wat ze moeten doen en hoe ze het moeten doen.