Kaizen is veranderen om te verbeteren

Hoe kleine voortdurende verandering leiden tot grote resultaten

Kaizen is een aanpak welke mensen en teams helpt om effectief en resultaatgericht aan de slag te gaan met Continu Verbeteren. De term Kaizen komt uit het Japans en betekent letterlijk ‘Veranderen’ (Kai) en ‘Goed’ (Zen), veranderen om te verbeteren dus.

Het gedachtegoed achter Kaizen is ontwikkeld door Masaaki Imai binnen het Toyota Production System. En de aanpak is eigenlijk de kern van Lean binnen Toyota. Het is een dagelijkse aanpak wat niet stopt bij een enkele verbetering. Kaizen stimuleert mensen en teams om te streven naar continue verbetering van het dagelijks werk.

Vijf elementen binnen de Kaizen-methode

Het Kaizen-gedachtegoed is gestaafd op vijf pijlers, elementen die samen het fundament vormen:

• Teamwork: Samen bereiken mensen meer dan alleen wanneer ze samenwerken aan een gemeenschappelijk doel.
• Persoonlijke discipline: Iedereen is verantwoordelijk voor het actief zoeken naar verbetering en de uitvoer van een Kaizen.
• Beter moraal: Samen werken aan structurele en duurzame verbetering leidt tot een beter moraal.
• Gebruik van kwaliteitscirkels: Zoals de Deming-cycle of DMAIC
• Suggesties voor verbetering: Organisaties moeten een omgeving creëren waarin suggesties voor verbetering vanuit alle lagen van de organisatie aangedragen worden.

Kaizen events organiseren

Binnen het Kaizen gedachtegoed worden events gebruikt om te komen tot een verbetering. Een event duurt in de regel 3-5 dagen. In dit tijdsbestek worden zes stappen doorlopen. Deze 6 stappen komen heel erg overeen met de stappen binnen DMAIC, waarbij er in het geval van een Kaizen event 1 stap is toegevoegd. De stappen zijn:

• Het probleem definiëren
• De feiten meten
• De feiten analyseren
• Ideeën voor verbetering genereren
• Verbeteringen implementeren
• Verbeteringen controleren en borgen

De aanpak van deze events heeft een aantal gelijkenissen met Sprints zoals die bij Scrum worden gehanteerd. Het is een kort-cyclische aanpak, waarbij de uitkomst nog wat onbekend is.

Een Kaizen-event organiseren

Met de zes stappen die hierboven zijn beschreven in het achterhoofd, kun je eigenlijk direct al zelf een event organiseren. Om te zorgen dat een dergelijk event waardevol is, de juiste problemen aanpakt en voldoende draagkracht heeft, worden volgens het oorspronkelijke gedachtegoed de volgende voorwaarden gesteld vóórdat je begint met het event:

• Het probleem dat je aanpakt moet urgent zijn, een beperkte scope hebben en niet te complex zijn.
• De medewerkers die betrokken zijn bij het event, moeten 100% beschikbaar zijn gedurende het event.
• Het event wordt uitgevoerd samen met mensen die actief zijn in het proces dat verbeterd wordt.
• Speed over perfection, quality over speed. Oftewel, implementeer goede oplossingen maar blijf niet zoeken naar perfectie, houd het tempo er in.
• Een verbetering is alleen goed als het geïmplementeerd kan worden én als het succes geborgd kan worden.

5 redenen om een Kaizen Event te organiseren

Uiteraard zijn er veel meer redenen te bedenken om aan de slag te gaan met de Kaizen-methode. Maar de vijf belangrijkste zijn:

• 1. Verhogen van de klanttevredenheid
• 2. Verhogen van de efficiëntie binnen het proces
• 3. Vergroten van het werkgeluk van medewerkers
• 4. Verminderen van verspilling
• 5. Vergroten van de betrouwbaarheid van het proces

Dat maakt dat Kaizen eigenlijk toepasbaar is binnen iedere organisatie, of het nu gaat om service-verlenende organisatie of productie-omgevingen in het kader van procesoptimalisatie. Dat is ook de reden dat dit gedachtegoed een belangrijk onderdeel is van de Lean trainingen die wij verzorgen. Tijdens deze Lean trainingen wordt het gedachtegoed behandeld:

• Orange Belt in Lean
• Green Belt in Lean
• Black Belt in Lean