Lean Six Sigma in praktijk – case Zorgpalet

“Als je zo’n opleiding eenmaal hebt gehad, dan kijk je toch anders”

Aan de eerste Green Belt training van UPD in zorginstelling Zorgpalet namen vier verpleegkundigen deel. Hoe hebben zij de opleiding ervaren en wat vonden zij ervan?

De vakgroep gerontologie en geriatrie in de zorginstelling Zorgpalet bestaat nog maar twee jaar. “Wij houden ons vooral bezig met kwaliteit van zorg”, stelt Helga Padding, één van de vier verpleegkundigen waar de vakgroep uit bestaat. “Dat maakte ons ook wel geschikt voor de Green Belt training, denk ik.

Ieder van ons vieren heeft een aandachtsgebied, in de praktijk een afdeling. Wij fungeren als brug tussen de zorgmedewerkers enerzijds en de specialisten en het managementteam anderzijds. Omdat wij veel op de werkvloer zijn, horen wij andere dingen dan de direct leidinggevenden. Soms horen we ook meer.”

Green Belts van de werkvloer

Verpleegkundige Bettina Kluter knikt enthousiast. “Wij komen van de werkvloer, wij weten wat daar speelt. Juist daardoor kunnen wij medewerkers, die hier vaak al jaren werken, begeleiden door middel van coaching on the job. Dan lopen we dus met ze mee op de afdeling.

We ‘vertalen’ ook de behandeling van de arts naar de zorgmedewerkers. Moet dat verbandmateriaal ververst worden of kunnen we het beter nog wat langer laten zitten? Dat soort vragen. Als wij aangeven dat iets beter kan of anders zou moeten, dan is het de leidinggevende die ons de opdracht geeft tot het uitvoeren van een verbeterproject.”

Een werkbezoek noemen we nu een gemba walk.

Lean sluit naadloos aan bij het normale werk

Het ‘normale’ werk van de vier verpleegkundigen sloot dus volgens Klazien Nanuru naadloos aan op de systematiek van Lean Six Sigma. “Vroeger liepen we ook veel over de afdelingen, bij werkbezoeken bijvoorbeeld. Nu noemen we dat een gemba walk. Werken met Lean Six Sigma is natuurlijk meer dan alleen wat nieuwe termen voor dingen die we al deden. Als je zo’n opleiding eenmaal hebt gehad, dan kijk je toch anders. Systematischer. De nieuwe Lean technieken en tools zijn vaak ook beter en vollediger dan de tools die we hiervoor gebruikten. Vroeger gebruikten we bijvoorbeeld de Plan Do Check Act verbetercirkel. DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) is net even wat specifieker. Maar je doet er hetzelfde mee: je stappen goed in kaart brengen.”

Voornamelijk gebruik van Lean technieken

De vier verpleegkundigen gebruiken volgens Mariet Balt vooral Lean-technieken. “Die zitten meer op de ‘menskant’ van processen. Dat sluit goed aan op de zorgwereld. De statistiek van Six Sigma was, eerlijk gezegd, niet onze sterkste kant. Maar we hebben er wel dingen van meegenomen in onze projecten. Je gebruikt het vooral als je echt moet nadenken in de analyse-fase. En bij rapportages naar het managementteam.

Lean Six Sigma is best ingewikkeld voor collega’s die er niet in getraind zijn. Ik heb laatst een presentatie gegeven aan drie teams over mijn project. Dat deed ik met een visgraatdiagram. Ik was daar zelf enthousiast over, maar een groot deel van de zaal had zoiets van: waar gáát dit over? Ik heb er toen een goede uitleg bij gegeven, want je wilt niet dat ze afhaken of dat ze ons niet meer terugvragen op de werkvloer. Misschien dat ik een volgende keer gewoon vraag: wat denken jullie dat de oorzaak is? En dan zet ik het achteraf zelf wel in zo’n visgraatdiagram.”

Positieve ervaring

Bettina Kluter, Mariet Balt, Klazien Nanuru en Helga Padding, de vier verpleegkundigen gerontologie en geriatrie van de zorginstelling Zorgpalet. “Een werkbezoek noemen we nu een gemba walk.”

Al met al kijken de verpleegkundigen ‘zeker positief’ terug op hun Green Belt opleiding. “Het is een mooie en efficiënte manier om verbeterprojecten aan te pakken”, stelt Bettina Kluter. Verbetering van de opleiding is nog mogelijk, denkt haar collega Helga Padding. “De acht trainingsdagen werden vrij dicht na elkaar gegeven. Ze zaten boordevol nieuwe informatie. Dat is op zich natuurlijk juist goed, maar het was daardoor wel moeilijk om je eigen project te laten aansluiten op al die nieuwe informatie.”

Mariet Balt is het ermee eens dat het wat snel ging. Ze heeft ook nog een verbeterpuntje. “We hadden allemaal een ‘buddy’ in de Green Belt groep, die verder vooral uit managers bestond. Dat was op zich wel nuttig, maar die anderen waren het ook nog maar aan het leren. Een meer ervaren buddy had ons misschien beter kunnen begeleiden. Maar goed, dat zijn op zich allemaal maar relatief kleine punten. We hebben dankzij de Green Belt opleiding alle vier een mooi verbeterproject gerealiseerd die besparingen hebben opgeleverd en/of een betere kwaliteit van leven voor de bewoners. Volgens mij mogen we daar best trots op zijn.”