Kata & Toyota Kata

Ingesleten patronen voor coaching en verbetering

Toyota Kata van Mike Rother is één van de bekendste boeken over Lean bij Toyota. In het boek beschrijft Rother dat het succes van continu verbeteren bij Toyota voor een groot deel komt door het gebruik van Kata’s. Hieronder lees je over deze kata’s en hoe je zelf kunt toepassen.

Ongemerkt kent bijna iedereen het begrip kata, ze weten alleen niet dat ze naar een kata kijken. Het is namelijk een bekend begrip uit de Japanse vechtsport, met name bij Karate en Judo. Ken je de beelden van karateka’s die relatief langzaam – en bij karate vaak alleen – een serie van bewegingen doen? Dan heb je naar een kata zitten kijken. Hetzelfde principe is een handig hulpmiddel om continu verbeteren te verankeren op de werkvloer.

Met Kata creëren we routines

Binnen de vechtsporten wordt kata gebruikt om patronen in te slijten. De kata’s bestaan uit een vaste volgorde van bewegingen en door deze in een rustig tempo – gericht op perfectie – vaak uit te voeren wordt er een routine gecreëerd. Hetzelfde principe is enorm waardevol wanneer dit wordt toegepast binnen een organisatie.

De routine die gecreëerd wordt met Kata resulteert uiteindelijk in het ontwikkelen van een gewoonte bij medewerkers. En in het boek Toyota Kata omschrijft Mike Rother hoe Toyota dit heeft gebruikt om continu verbeteren als gewoonte bij medewerkers te ontwikkelen. Hij heeft hierbij twee verschillende kata’s gedefinieerd: Verbeter Kata en Coaching Kata.

Verbeter Kata

Continu verbeteren is geen trucje wat mensen even ‘aanleren’. Het is een andere manier van denken, doen en kijken naar het bestaande werk. Om écht continu te verbeteren moet het een gewoonte worden voor iedere medewerker. En daar komt de verbeter kata van pas. Door iedere dag de kata te doorlopen oefenen medewerkers met continu verbeteren, totdat het routine is geworden. De verbeter kata bestaat uit 4 stappen:

• 1. Begrijp de Richting
• 2. Begrijp de huidige toestand
• 3. Bepaal de volgende doeltoestand
• 4. Verbeter – op een gestructureerde manier – in de richting van de doeltoestand

De vorm van werken is bij Toyota ontwikkeld en heeft dus een hele stevige connectie met Lean. In de laatste stap wordt met de ‘gestructureerde manier’ vaak gebruik gemaakt van PDCA (Plan, Do, Check, Act) wat gerelateerd is aan Lean Management. Maar het ontwikkelen van de routine is niet voorbehouden aan Lean. De gestructureerde manier kan ook DMAIC – vanuit Lean Six Sigma zijn.

Coaching Kata

De coaching kata – de naam zegt het al – is gericht op de coaching van de medewerker. Het doel van deze coaching is om de verbeter kata beter uit te voeren en zo gerichter en effectiever verbeteringen door te kunnen voeren. Het is hierbij van belang dat de coach zelf ervaring heeft met de verbeter kata. Daarbij is het belangrijk dat de coach ook ervaring heeft met coaching. De bedoeling is namelijk dat hij of zij tijdens de coaching de coachee stimuleert om te verbeteren. En in de regel gebeurt dat niet wanneer de coach zich als criticaster of leidinggevende opstelt. Effectief coachen is een vaardigheid die ontwikkeld moet worden.

In het boek van Mike Rother beschrijft hij de volgende vijf stappen om de coaching op een gestructureerde manier uit te voeren:

• 1. Wat is het doel? Wat probeer je te realiseren?
• 2. Waar sta je nu? Wat is het vertrekpunt?
• 3. Welke belemmeringen zijn er die voorkomen dat je op de gewenste doeltoestand uitkomt?
• 4. Wat is de volgende stap die je gaat nemen en wat zijn jouw verwachtingen van deze stap?
• 5. Wanneer kunnen we bekijken wat we geleerd hebben van het uitvoeren van deze stap?

Deze cyclus wordt meerdere keren per verbeter kata uitgevoerd.

Breed toepasbaar

Zoals je ziet is het gedachtegoed relatief eenvoudig en vraagt het weinig resources. De enige vereiste is dat het gestructureerd en regelmatig uitgevoerd wordt. Alleen dan worden de nodige routines ontwikkeld en wordt het een gewoonte. De cycli kunnen op ieder niveau en op iedere afdeling binnen een organisatie toegepast worden. Je kunt na het lezen van dit artikel in principe zelf al een kleine start maken hiermee. Maar zoals hierboven beschreven is het in het geval van de coaching van belang dat de coach ervaring heeft met de verbeter kata.

Voor een brede inzet van deze principes adviseren we je daarom om eerst wat meer kennis en vaardigheden op te doen. Tijdens de Black Belt in Lean Training worden de kata principes uitgebreid behandeld. Heb je al ervaring met Lean of Lean Six Sigma of wil je echt alleen kennis opdoen op het gebied van kata? Dan bieden we de mogelijkheid tot een incompany kata workshop.