Procesmanagement – wat is het?

En hoe zet je het in om de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie vergroten?

Procesmanagement richt zich op de integrale procesbeheersing binnen organisaties vanuit een end-to-end perspectief. Dat klinkt mooi, maar is nog weinig concreet, toch? In de praktijk betekent procesmanagement de centrale aansturing van de verbetering, controle en onderlinge aansluiting van alle processen binnen de organisatie. Het doel is om de processen – en daarmee de organisatie – als geheel zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten.

Hoewel de vakgebieden van procesmanagement, kwaliteitsmanagement en procesoptimalisatie nauw aan elkaar verbonden zijn, zitten er flinke verschillen. In dit artikel behandelen we het vakgebied van procesmanagement, laten we zien welke waarde het kan leveren voor organisaties en bespreken we de verschillen en overeenkomsten met de andere vakgebieden.

Wat is procesmanagement precies?

Procesmanagement richt zich op het begrijpen, analyseren, herontwerpen en optimaliseren van bedrijfsprocessen om de prestaties van een organisatie te verbeteren. Het draait om het identificeren van knelpunten, het vaststellen van Key Performance Indicators (KPI’s) en het implementeren van verbeteringen om de algehele operationele efficiëntie te verhogen. Doordat binnen procesmanagement ook het herontwerp van bedrijfsprocessen is opgenomen, is het nauw verbonden aan Business Process Management.

De resultaten van effectief procesmanagement zijn veelal merkbaar in:

• Hogere productiviteit: Door processen te analyseren en te optimaliseren, kunnen inefficiënties en bottlenecks worden geïdentificeerd en aangepakt. Bijvoorbeeld, door workflows te stroomlijnen en repetitieve taken te automatiseren, kunnen medewerkers hun tijd besteden aan taken met een hogere toegevoegde waarde. Beter inzicht in de processen stelt organisaties in staat om hun resources effectiever te beheren en te alloceren. Bijvoorbeeld, door te weten waar knelpunten zich voordoen, kan een organisatie haar personeelsbezetting optimaliseren om piekmomenten aan te pakken.
• Verlaging van de kosten: Efficiënte processen resulteren vaak in lagere operationele kosten. Bijvoorbeeld, door overbodige stappen en dubbel werk te elimineren, kan een organisatie haar operationele kosten verlagen. Automatisering van processen kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Bijvoorbeeld, door repetitieve taken te automatiseren, kan een organisatie besparen op arbeidskosten en fouten verminderen die gepaard gaan met handmatige invoer.
• Betere kwaliteit: Procesmanagement helpt bij het standaardiseren en verbeteren van processen, wat resulteert in een consistente kwaliteit van producten en diensten. Bijvoorbeeld, door gestandaardiseerde procedures te implementeren voor het afhandelen van klantvragen, kan een organisatie consistent hoogwaardige klantenservice leveren. Door processen te monitoren en te meten kunnen organisaties snel reageren op afwijkingen en potentiële problemen identificeren voordat ze escaleren. Bijvoorbeeld, door KPI’s vast te stellen voor belangrijke processen, kan een organisatie proactief stappen ondernemen om de kwaliteit te waarborgen en afwijkingen te corrigeren.

De relatie met systeemdenken

Systeemdenken is een benadering waarbij men complexe fenomenen en problemen beschouwt als onderdeel van een groter geheel, waarin verschillende onderdelen met elkaar verbonden zijn en elkaar beïnvloeden. Procesmanagement sluit hierbij aan door zich te richten op het optimaliseren en beheren van de processen binnen een organisatie, waarbij de nadruk ligt op het begrijpen van de onderlinge relaties en dynamiek tussen deze processen.

Ten eerste legt systeemdenken de nadruk op het begrijpen van de onderlinge afhankelijkheden en interacties tussen verschillende onderdelen van een systeem. Op dezelfde manier richt procesmanagement zich op het identificeren en begrijpen van de onderlinge relaties tussen verschillende processen binnen een organisatie. Door processen te beschouwen als onderdeel van een groter systeem, kunnen organisaties beter inzicht krijgen in hoe veranderingen in één proces gevolgen kunnen hebben voor andere processen en voor het algehele functioneren van de organisatie.

Ten tweede omvat systeemdenken het vermogen om de langetermijneffecten van beslissingen en acties te analyseren en te begrijpen. Op dezelfde manier vereist effectief procesmanagement een langetermijnvisie en -strategie, waarbij organisaties moeten nadenken over de langetermijneffecten van procesverbeteringen en -veranderingen. Door processen te optimaliseren en te stroomlijnen op basis van een holistische benadering, kunnen organisaties duurzame verbeteringen realiseren die de prestaties op de lange termijn ten goede komen.

Ten slotte benadrukt systeemdenken het belang van het identificeren van feedbacklussen en het begrijpen van de dynamiek van het systeem. Op dezelfde manier moeten organisaties bij procesmanagement rekening houden met feedbackmechanismen en terugkoppeling tussen processen. Door feedbacklussen te identificeren en te begrijpen, kunnen organisaties voortdurend leren en verbeteren, waardoor ze veerkrachtiger en adaptiever worden in een snel veranderende omgeving. Kortom, systeemdenken en procesmanagement vullen elkaar aan door beide te streven naar een holistisch begrip en beheer van organisatorische processen en systemen.

Procesmanagement en kwaliteitsmanagement

Procesmanagement en kwaliteitsmanagement zijn beide gericht op het verbeteren van de prestaties van een organisatie, maar ze hebben verschillende invalshoeken en doelstellingen. Enerzijds richt procesmanagement zich op het optimaliseren en beheren van de operationele processen binnen een organisatie, met als doel efficiëntie, effectiviteit en klanttevredenheid te verbeteren. Het legt de nadruk op het begrijpen, analyseren en verbeteren van de workflow en activiteiten die nodig zijn om producten of diensten te leveren. Procesmanagement richt zich op het identificeren van knelpunten, het stroomlijnen van processen en het implementeren van verbeteringen om de algehele prestaties van de organisatie te verbeteren.

Anderzijds richt kwaliteitsmanagement zich op het waarborgen en verbeteren van de kwaliteit van producten, diensten en processen binnen een organisatie. Het omvat het ontwikkelen en implementeren van systemen, methoden en tools om consistentie, betrouwbaarheid en klanttevredenheid te garanderen. Kwaliteitsmanagement legt de nadruk op het voldoen aan de verwachtingen en eisen van klanten, het voorkomen van defecten en fouten, en het streven naar continu verbeteren en innovatie. Terwijl procesmanagement zich richt op het optimaliseren van de operationele processen zelf, richt kwaliteitsmanagement zich meer op het resultaat van deze processen en de tevredenheid van de klant.

Procesmanagement en procesoptimalisatie

Procesmanagement en procesoptimalisatie zijn nauw met elkaar verbonden, maar verschillen in hun focus en benadering. Beide streven naar verbetering binnen organisatorische processen, maar ze hebben verschillende invalshoeken en doelstellingen.

Procesmanagement richt zich op het beheer en de controle van alle operationele processen binnen een organisatie. Het omvat het identificeren, analyseren en documenteren van bestaande processen, het toewijzen van verantwoordelijkheden en het waarborgen van de efficiëntie en effectiviteit ervan. Procesmanagement houdt zich bezig met het begrijpen van de end-to-end processen en het creëren van een raamwerk voor continue monitoring en verbetering.

Procesoptimalisatie daarentegen richt zich specifiek op het verbeteren van de prestaties van individuele processen binnen een organisatie. Het gaat dieper in op het identificeren en elimineren van verspillingen, knelpunten en inefficiënties binnen deze processen. Procesoptimalisatie maakt gebruik van methoden zoals Lean, Lean Six Sigma en Kaizen om processen te stroomlijnen, doorlooptijden te verkorten en kosten te verlagen. Het doel is om de output te maximaliseren met minimale middelen en inspanningen. Hoewel procesmanagement zich richt op het bredere beheer van alle processen, richt procesoptimalisatie zich specifiek op het verbeteren van de prestaties van individuele processen om zo de algehele efficiëntie van de organisatie te vergroten.

Versterking door continu verbeteren

Procesmanagement en continu verbeteren zijn twee essentiële aspecten van een organisatie die nauw met elkaar verbonden zijn en elkaar versterken. Procesmanagement legt de basis voor een gestructureerde benadering van het beheren, analyseren en optimaliseren van alle operationele processen binnen een organisatie. Door processen in kaart te brengen, knelpunten te identificeren en verantwoordelijkheden toe te wijzen, biedt procesmanagement een raamwerk voor het implementeren van verbeteringen. Dit kan onder meer leiden tot het reduceren van doorlooptijden, het verlagen van kosten en het verhogen van de kwaliteit.

Continu verbeteren bouwt voort op het fundament dat procesmanagement legt door een cultuur van voortdurende innovatie en optimalisatie te bevorderen. Het moedigt medewerkers aan om actief bij te dragen aan het identificeren van mogelijkheden voor verbetering, het testen van nieuwe ideeën en het implementeren van oplossingen. Door regelmatig feedback te verzamelen, prestaties te monitoren en te leren van successen en mislukkingen, streeft continu verbeteren ernaar om de operationele efficiëntie en effectiviteit voortdurend te verhogen. Op deze manier vormen procesmanagement en continu verbeteren samen een dynamische en iteratieve cyclus die organisaties in staat stelt om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden, te innoveren en te groeien.